Rabu, 28 April 2010
Contoh Knowledge Management oleh Prof.Dr. Gerardus Polla
Contoh Knowledge Management Saya mengambil contoh dari Prof. Dr. Gerardus Polla pada saat menyampaikan materi perkuliahannya (Strategic Knowledge Management) dengan knowledge yang diterapkan dalam Universitas yang beliau pernah pimpin, beliau menyampaikan bahwasannya dalam berbagi knowledge di Binus setiap hari rabu dan setiap pimpinan wajib hadir dalam acara sharing knowledge tersebut, dimana acara tersebut peserta bergiliran setiap minggunya untuk menyampaikan pengetahuan apa saja yang dimilikinya di depan pertemuan tersebut dan begitu pun Prof juga mengundang orang luar untuk berbagi knowledge di pertemuan tersebut, dari hal ini setiap orang yang hadir akan mendapatkan pengetahuan baru setiap minggunya dan itu merupakan sebuah asset yang berharga. Dari penjelasan beliau mengenai bagaimana menerapkan pengembangan knowledge di organisasi yang beliau pimpin, saya menyimpulkan didalam penerapan knowledge management dalam sebuah organisasi memerlukan seorang pemimpin yang bisa membangun perilaku atau kultur manusianya kepada manusa yang berbasis pada kultur organisasi pembelajar ( learning organization), karena itu diperlukanlah seorang pemimpin yang mempunyai kepedulian terhadap knowledge dan memiliki kemampuan diatas rata-rata. Pengelolaan knowledge bisa dimulai dari pengetahuan kita sendiri yang kita bagi kepada orang yang ada disekitar lingkungan kita. Secara berkesinambungan maka akan menimbulkan budaya berbagi pengetahuan dan akan menjadi rutinitas sendiri pada organisasi nantinya dan berguna meningkatkan keunggulan kompetitif. Dalam penerapan knowledge management yang saya terapkan didalam kehidupan sehari-hari adalah dengan merangkum setiap kegiatan yang saya lakukan, sehingga saya dapat melihat hal-hal apa saja yang sudah saya lakukan dan apa yang harus saya perbaiki.
Jumat, 16 April 2010
Mengenal Knowledge Management dan Kaitannya dengan Decision Support System
Oleh : Adi Sumaryadi dari berbagai sumber
Banyak yang bilang kalau sekarang bukan lagi membicarakan sebuah Informasi apalagi data, tapi orang mulai berfikir dan banyak membicarakan tentang Knowledge atau ilmu pengetahun yang justru berasal dari informasi itu sendiri. Belakangan banyak yang bilang bahwa kedepan KM (Knowledge Magement) merupakan ladang empuk untuk meraih sebuah profit atau hanya sekedar prestise. Bagaimana sih sebenarnya? mari kita belajar bersama-sama.
Kita kemas dalam pertanyaan -pertanyaan seperti mengerjakan soal.
1. Terangkan maksud istilah-istilah dibawah ini.
a. Knowledge Management
Ada beberapa sumber yang menyebutkan pengertian dari Knowledge management. Sumber km-forum.org mendefinisikan knowledge management sebagai suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi KM bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.
Sumber lain menjelaskan bahwa Knowledge Management merupakan suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap manusia. Maka dari itu perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman dari sumber daya manuisa yang ada agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku kegiatan di dalam suatu organisasi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten.
b. Tacit Knowledge
Tacit knowledge adalah pengetahuan yang berebentuk pengetahuan know-how, pengalaman, skill, pemahaman dan lain-lain.
c. Explicit Knowledge
Explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah tersusun dalam bentuk tulisan bisa berupa artikel, jurnal ilmiah, buku dan lain-lain. Explicit knowledge bisa dimanfaatkan sebagai bahan belajar atau referensi untuk orang lain.
d. Trivial Knowledge
Merupakan sebuah keputusan diri atau organisasi yang menyaring apakah suatu pengetahuan akan disimpan atau tidak, keputusan ini didasarkan kepada seberapa sering pengetahuan itu akan digali kembali atau dibuka kembali sebagai contoh :
- Kucing mempunyai 32 otot dalam setiap telinganya
- Kupu-kupu hanya mempunyai masa terbang dalam 24 jam
- Ikan mas mempunyai masa ingatan hanya 3 detik
- Ikan hiu hanya akan berenang jika kedua matanya normal
2. Terangkan mengapa orang sulit berbagi pengetahuan
Berbagi pengetahuna adalah salah satu hal yang menjadi penghalang dalam kemajuan suatu komunitas tertentu. Anggap saja suatu daerah akan menjadi tertinggal karena minimnya share pengetahuan dari daerah lain. Kesulitan untuk saling berbagi disebabkan beberapa faktor antara lain :
Tools atau alat yang digunakan untuk saling berbagai pengetahun masih sangat sulit ditemukan dan belum semua orang bisa menggunakan sebagai contoh, diluar negeri sana banyak sekali pengetahun yang tersebar, hanya saja untuk mendapatkanya dibutuhkan suatu teknologi, anggaplah itu internet, internet sendiri di indonesia masih sesuatu yang sulit didapatkan. Jadi bagaimana bisa mendapatkan isinya kalau tools untuk mendapatkanya sulit didapatkan.
Sebagian orang menggangap bahwa untuk mendapatkan suatu ilmu pengetahuan memakan banyak biaya dan resources, oleh karena itu ada sebagian orang yang menganggap bahwa ilmu pengetahuan adalah sebuah rich content sehingga siapapun yang akan mendapatkannya harus membayar.
Belum adanya pihak yang fokus dalam mengelola pengetahuan itu sendiri menjadi faktor penghambat berbagi pengetahuan. Sebenanya pengetahuan sudah sangat banyak baik dalam bentuk tacit ataupun explicit knowledge, namun belum ada yang fokus mendigitasi dan membuat tools supaya setiap orang mudah mengakses knowledge. Istilah ini sering kita sebut sebagai sebagai knowledge management yang lemah.
Kultur organisasi yang belum ngeh tentang pentingnya berbagi pengetahun juga sangat menghambat.
Adanya kompetisi dalam suatu komunitasi memungkinkan penghambatan terhadap berbagi pengetahuan . Pengalaman Hewlett-Packard menarik dijadikan contoh. HP jelas tak punya masalah dengan TI. Bahkan, lingkungan kerja di HP sangat terbuka dan kondusif untuk menerapkan KM. Nyatanya, pada medio 1995 HP kesulitan mengimplementasi KM. Dalam kasus HP, pengetahuan memang telah dipertukarkan dengan baik dalam kelompok kerja dan unit bisnis, tetapi amat sulit berbagi pengetahuan antarunit bisnis. Mungkin, tak lepas dari adanya kompetisi tersembunyi antarunit bisnis. Survei yang dilakukan diakhir 1999 membuktikan, tantangan terbesar (sekitar 56%) dalam penerapan KM adalah mengubah perilaku karyawan, supaya mendukung konsep ini
3. Terangkan siklus knowledge management
Mengatur suatu pengetahuan adalah suatu kebiasaan atau habit. Ketika suatu proses, keadaan dan aktivitas suatu bisnis para pelaku KM cenderung menggunakan suatu metode dalam menganalisanya. Dalam proses analisa terdapat sesuatu yang dinamakan siklus/aliran pengetahuan (knowledge flow).
Dapatlah dipahami bahwa suatu pengetahuan akan diciptakan, setelah di ciptakan, pengetahuan itu selanjutnya akan di store dan disimpan dalam suatu medianya penyimpanan, dan dari situlah suatu pengetahuan dibagi dan disebar luaskan, dari pengetahuan yang disebarkan tadi maka banyak orang yang memprosesnya menjadi pengetahuan baru, pengetahuan baru ini yang selajutnya akan mengikuti siklus seperti yang tergambar diatas.
4. Terangkan manfaat penerapan knowledge management dalam organisasi
Knowledge manajemen merupakan sebuah unsur yang tak terlepaskan dalam pengambilan sebuah keputusan dalam organisasi. Pengetahun yang dihasilkan dari analiasi marketing misalkan dalam organisasi bisnis akan dimanfaatkan dalam strategi marketing dikemudian hari. Contoh lain manfaat dalam penerapan knowledge management adalah dalam sebuah organisasi misalnya badan penyuluhan, data-data dalam proses penyuluhan yang dilakukan sebelumnya akan dianalisa hingga terbentuk suatu pengetahuan baru bagaimana cara melakukan penyuluhan sehingga manajemen pengetahun inilah yang dimanfaatkan untuk suksesnya penyuluhan itu sendiri.
Contoh lainnya adalah ternyata manfaat knowledge management adalah sebagai peningkatan daya saing dalam bisnis, hingga suatu perusahaan ada yang mengkategorikan terlebih dahulu pengetahuan itu sendiri menjadi :
Core knowledge, adalah knowledge inti yang diperlukan sebuah bisnis. Contohnya, jika ingin buka bengkel tentu harus mempunyai mekanik yang handal, peralatan yang lengkap, suku cadang dan lain-lain.
Advanced knowledge, adalah knowledge yang membuat keunggulan bersaing sehingga sekaligus perusahaan dapat mampu berhadapan langsung dengan pesaingnya. Contohnya, selain dapat memperbaiki kendaraan pada umumnya, sebuah bengkel yang terus mengikuti perkembangan teknologi otomotif akan dapat menangani perbaikan kendaraan masa kini yang sebagian besar sudah computerized. Dengan knowledge yang satu atau dua langkah di depan membuat pesaing akan sempoyongan untuk mensejajarkan diri.
Innovative knowledge, merupakan knowledge yang membuat perusahaan dapat merubah 'aturan main' dunia bisnis yang digeluti dan membuat perusahaan menjadi pemimpin di bidang bisnisnya. Namun ketiga kategori ini tidak bersifat tetap, perusahaan harus tetap waspada. Sebuah perusahaan yang saat ini berada pada tingkat innovative knowledge, karena adanya cara dan teknologi baru yang diterapkan pesaing dapat merosot menjadi berada di core knowledge sehingga ia kehilangan daya saing. Contoh paling aktual adalah hadirnya teknologi CDMA yang merubah peta persaingan bisnis para operator selular.
5. Pada Knowledge management salah satu objek yang mendukung adalah Organization Culture, terangkan organization culture apa yang akan mendukung knowledge management
Kultur sebuah organisasi sangat jelas pengaruhnya pada knowledge management, sebuah organisasi yang paham bagaimana pentingnya berbagi pengetahuan akan sangat mendukung perkembangan pengetahuan itu sendiri.
Dari figur diatas dapat dilihat bagaimana peran sebuah kultur organisasi dalam kesukesaan implementasi knowledge management. Bahkan kultur organisasi dijabarkan kembali menjadi 3 faktor :
Constructive kultur akan sangat mendukung knowledge manajemen yang berhubungan dengan individual yang tergabung didalamnya khususnya dalam aturan, kualitas komunikasi antar individu, kesehatan organisasi, kepuasan bekerja yang kesemuanya mendorong kesuksesan knowledge management.
Devensive kultur mempunyai pengaruh jelek dalam implementasi knowledge management.
6. Jelaskan hubungan knowledge management, artificial intelegent dan DSS.
Sebuah DSS akan sangat mempertimbangkan factor-faktor yang mempengaruhi keputusan itu sendiri, salah satu bahanya adalaha adanya knowledge yang telah termanage dengan baik, namun dalam implementasinya manusia kesulitan untuk langsung mengambil sebuah keputusan. Kecerdasan buatan adalah solusinya, dalam hal ini kecerdasan buatan akan memanfaatkan knowledge . Kecerdasan buatan itu sendiri diproces dalam mesin atau computer hingga memudahkan seorang manajerial untuk mengambil sebuah keputusan.
Banyak yang bilang kalau sekarang bukan lagi membicarakan sebuah Informasi apalagi data, tapi orang mulai berfikir dan banyak membicarakan tentang Knowledge atau ilmu pengetahun yang justru berasal dari informasi itu sendiri. Belakangan banyak yang bilang bahwa kedepan KM (Knowledge Magement) merupakan ladang empuk untuk meraih sebuah profit atau hanya sekedar prestise. Bagaimana sih sebenarnya? mari kita belajar bersama-sama.
Kita kemas dalam pertanyaan -pertanyaan seperti mengerjakan soal.
1. Terangkan maksud istilah-istilah dibawah ini.
a. Knowledge Management
Ada beberapa sumber yang menyebutkan pengertian dari Knowledge management. Sumber km-forum.org mendefinisikan knowledge management sebagai suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi KM bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.
Sumber lain menjelaskan bahwa Knowledge Management merupakan suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap manusia. Maka dari itu perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman dari sumber daya manuisa yang ada agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku kegiatan di dalam suatu organisasi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten.
b. Tacit Knowledge
Tacit knowledge adalah pengetahuan yang berebentuk pengetahuan know-how, pengalaman, skill, pemahaman dan lain-lain.
c. Explicit Knowledge
Explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah tersusun dalam bentuk tulisan bisa berupa artikel, jurnal ilmiah, buku dan lain-lain. Explicit knowledge bisa dimanfaatkan sebagai bahan belajar atau referensi untuk orang lain.
d. Trivial Knowledge
Merupakan sebuah keputusan diri atau organisasi yang menyaring apakah suatu pengetahuan akan disimpan atau tidak, keputusan ini didasarkan kepada seberapa sering pengetahuan itu akan digali kembali atau dibuka kembali sebagai contoh :
- Kucing mempunyai 32 otot dalam setiap telinganya
- Kupu-kupu hanya mempunyai masa terbang dalam 24 jam
- Ikan mas mempunyai masa ingatan hanya 3 detik
- Ikan hiu hanya akan berenang jika kedua matanya normal
2. Terangkan mengapa orang sulit berbagi pengetahuan
Berbagi pengetahuna adalah salah satu hal yang menjadi penghalang dalam kemajuan suatu komunitas tertentu. Anggap saja suatu daerah akan menjadi tertinggal karena minimnya share pengetahuan dari daerah lain. Kesulitan untuk saling berbagi disebabkan beberapa faktor antara lain :
Tools atau alat yang digunakan untuk saling berbagai pengetahun masih sangat sulit ditemukan dan belum semua orang bisa menggunakan sebagai contoh, diluar negeri sana banyak sekali pengetahun yang tersebar, hanya saja untuk mendapatkanya dibutuhkan suatu teknologi, anggaplah itu internet, internet sendiri di indonesia masih sesuatu yang sulit didapatkan. Jadi bagaimana bisa mendapatkan isinya kalau tools untuk mendapatkanya sulit didapatkan.
Sebagian orang menggangap bahwa untuk mendapatkan suatu ilmu pengetahuan memakan banyak biaya dan resources, oleh karena itu ada sebagian orang yang menganggap bahwa ilmu pengetahuan adalah sebuah rich content sehingga siapapun yang akan mendapatkannya harus membayar.
Belum adanya pihak yang fokus dalam mengelola pengetahuan itu sendiri menjadi faktor penghambat berbagi pengetahuan. Sebenanya pengetahuan sudah sangat banyak baik dalam bentuk tacit ataupun explicit knowledge, namun belum ada yang fokus mendigitasi dan membuat tools supaya setiap orang mudah mengakses knowledge. Istilah ini sering kita sebut sebagai sebagai knowledge management yang lemah.
Kultur organisasi yang belum ngeh tentang pentingnya berbagi pengetahun juga sangat menghambat.
Adanya kompetisi dalam suatu komunitasi memungkinkan penghambatan terhadap berbagi pengetahuan . Pengalaman Hewlett-Packard menarik dijadikan contoh. HP jelas tak punya masalah dengan TI. Bahkan, lingkungan kerja di HP sangat terbuka dan kondusif untuk menerapkan KM. Nyatanya, pada medio 1995 HP kesulitan mengimplementasi KM. Dalam kasus HP, pengetahuan memang telah dipertukarkan dengan baik dalam kelompok kerja dan unit bisnis, tetapi amat sulit berbagi pengetahuan antarunit bisnis. Mungkin, tak lepas dari adanya kompetisi tersembunyi antarunit bisnis. Survei yang dilakukan diakhir 1999 membuktikan, tantangan terbesar (sekitar 56%) dalam penerapan KM adalah mengubah perilaku karyawan, supaya mendukung konsep ini
3. Terangkan siklus knowledge management
Mengatur suatu pengetahuan adalah suatu kebiasaan atau habit. Ketika suatu proses, keadaan dan aktivitas suatu bisnis para pelaku KM cenderung menggunakan suatu metode dalam menganalisanya. Dalam proses analisa terdapat sesuatu yang dinamakan siklus/aliran pengetahuan (knowledge flow).
Dapatlah dipahami bahwa suatu pengetahuan akan diciptakan, setelah di ciptakan, pengetahuan itu selanjutnya akan di store dan disimpan dalam suatu medianya penyimpanan, dan dari situlah suatu pengetahuan dibagi dan disebar luaskan, dari pengetahuan yang disebarkan tadi maka banyak orang yang memprosesnya menjadi pengetahuan baru, pengetahuan baru ini yang selajutnya akan mengikuti siklus seperti yang tergambar diatas.
4. Terangkan manfaat penerapan knowledge management dalam organisasi
Knowledge manajemen merupakan sebuah unsur yang tak terlepaskan dalam pengambilan sebuah keputusan dalam organisasi. Pengetahun yang dihasilkan dari analiasi marketing misalkan dalam organisasi bisnis akan dimanfaatkan dalam strategi marketing dikemudian hari. Contoh lain manfaat dalam penerapan knowledge management adalah dalam sebuah organisasi misalnya badan penyuluhan, data-data dalam proses penyuluhan yang dilakukan sebelumnya akan dianalisa hingga terbentuk suatu pengetahuan baru bagaimana cara melakukan penyuluhan sehingga manajemen pengetahun inilah yang dimanfaatkan untuk suksesnya penyuluhan itu sendiri.
Contoh lainnya adalah ternyata manfaat knowledge management adalah sebagai peningkatan daya saing dalam bisnis, hingga suatu perusahaan ada yang mengkategorikan terlebih dahulu pengetahuan itu sendiri menjadi :
Core knowledge, adalah knowledge inti yang diperlukan sebuah bisnis. Contohnya, jika ingin buka bengkel tentu harus mempunyai mekanik yang handal, peralatan yang lengkap, suku cadang dan lain-lain.
Advanced knowledge, adalah knowledge yang membuat keunggulan bersaing sehingga sekaligus perusahaan dapat mampu berhadapan langsung dengan pesaingnya. Contohnya, selain dapat memperbaiki kendaraan pada umumnya, sebuah bengkel yang terus mengikuti perkembangan teknologi otomotif akan dapat menangani perbaikan kendaraan masa kini yang sebagian besar sudah computerized. Dengan knowledge yang satu atau dua langkah di depan membuat pesaing akan sempoyongan untuk mensejajarkan diri.
Innovative knowledge, merupakan knowledge yang membuat perusahaan dapat merubah 'aturan main' dunia bisnis yang digeluti dan membuat perusahaan menjadi pemimpin di bidang bisnisnya. Namun ketiga kategori ini tidak bersifat tetap, perusahaan harus tetap waspada. Sebuah perusahaan yang saat ini berada pada tingkat innovative knowledge, karena adanya cara dan teknologi baru yang diterapkan pesaing dapat merosot menjadi berada di core knowledge sehingga ia kehilangan daya saing. Contoh paling aktual adalah hadirnya teknologi CDMA yang merubah peta persaingan bisnis para operator selular.
5. Pada Knowledge management salah satu objek yang mendukung adalah Organization Culture, terangkan organization culture apa yang akan mendukung knowledge management
Kultur sebuah organisasi sangat jelas pengaruhnya pada knowledge management, sebuah organisasi yang paham bagaimana pentingnya berbagi pengetahuan akan sangat mendukung perkembangan pengetahuan itu sendiri.
Dari figur diatas dapat dilihat bagaimana peran sebuah kultur organisasi dalam kesukesaan implementasi knowledge management. Bahkan kultur organisasi dijabarkan kembali menjadi 3 faktor :
Constructive kultur akan sangat mendukung knowledge manajemen yang berhubungan dengan individual yang tergabung didalamnya khususnya dalam aturan, kualitas komunikasi antar individu, kesehatan organisasi, kepuasan bekerja yang kesemuanya mendorong kesuksesan knowledge management.
Devensive kultur mempunyai pengaruh jelek dalam implementasi knowledge management.
6. Jelaskan hubungan knowledge management, artificial intelegent dan DSS.
Sebuah DSS akan sangat mempertimbangkan factor-faktor yang mempengaruhi keputusan itu sendiri, salah satu bahanya adalaha adanya knowledge yang telah termanage dengan baik, namun dalam implementasinya manusia kesulitan untuk langsung mengambil sebuah keputusan. Kecerdasan buatan adalah solusinya, dalam hal ini kecerdasan buatan akan memanfaatkan knowledge . Kecerdasan buatan itu sendiri diproces dalam mesin atau computer hingga memudahkan seorang manajerial untuk mengambil sebuah keputusan.
Kamis, 15 April 2010
Memulai kegiatan knowledge-sharing
Memang pada dasarnya aktivitas knowledge-sharing bahkan telah menjadi kebiasaan tanpa disadari sudah terjadi dalam organisasi. Juga di Indonesia, nongkrong sesama kolega di café, resto, ngobrol dan lobby ketika rehat di acara seminar, sampai nongkrong bareng di diskotik atau karaoke bagi sesama profesional atau networking sesama profesi adalah juga knowledge-sharing. Akan tetapi menjadikan knowledge-sharing sebagai budaya organisasi agar knowledge tersebut dapat tersimpan rapi, terdokumentasi dengan struktur yang sistematis sehingga mudah untuk diakses kembali bukanlah pekerjaan yang mudah.
Pada saat awal mensosialisasikan perlunya aktivitas knowledge-sharing dalam KM akan sering timbul pertanyaan, "Apa untungnya bagi saya untuk berbagi dengan yang lain ?" Dan "Apakah orang lain juga mau berbagi seperti yang saya lakukan ?" Menurut Vaas, 1999, alasan mengapa orang tidak mau melakukan knowledge-sharing adalah :
1. Mau berbagi pengetahuan namun tidak cukup waktu untuk itu
2. Tidak mempunyai ketrampilan dalam KM
3. Tidak mengerti tentang KM dan manfaatnya
4. Tidak ada komitmen dari manajer senior
5. Tidak ada dana untuk KM
6. Kegagalan untuk mendorong knowledge-sharing sebagai budaya
Dari beberapa poin tadi, maka pra kondisi yang perlu dilakukan oleh organisasi sebelum menciptakan budaya knowledge-sharing adalah membangun iklim saling percaya (trust) di setiap pelakunya. Kepercayaan ini akan terbentuk apabila didahului dengan kepeloporan dan keteladanan dari para pemimpin dan petinggi organisasi untuk memulai berbagi knowledge. Kepeloporan dan keteladanan ini dapat dilakukan melalui pembuktian bahwa dengan saling berbagi pengetahuan dan pengalaman, semua masalah dapat dipecahkan secara lebih mudah, efisien dan cepat. Kepemimpinan dalam KM adalah secara terus menerus dan konsisten memberi inspirasi kepada karyawan tentang aktivitas dan manfaat KM secara nyata bagi semua elemen organisasi. Pemimpin harus menciptakan iklim bahwa seorang karyawan tidak lagi merasa sendirian dalam memecahkan masalah apapun dalam pekerjaan.
Membangun aset knowledge memang baru akan nampak hasil dan manfaatnya apabila kita telah berhasil menjadikan knowledge sebagai bahtera yang akan mengantarkan organisasi mencapai pulau tujuannya.
Pada saat awal mensosialisasikan perlunya aktivitas knowledge-sharing dalam KM akan sering timbul pertanyaan, "Apa untungnya bagi saya untuk berbagi dengan yang lain ?" Dan "Apakah orang lain juga mau berbagi seperti yang saya lakukan ?" Menurut Vaas, 1999, alasan mengapa orang tidak mau melakukan knowledge-sharing adalah :
1. Mau berbagi pengetahuan namun tidak cukup waktu untuk itu
2. Tidak mempunyai ketrampilan dalam KM
3. Tidak mengerti tentang KM dan manfaatnya
4. Tidak ada komitmen dari manajer senior
5. Tidak ada dana untuk KM
6. Kegagalan untuk mendorong knowledge-sharing sebagai budaya
Dari beberapa poin tadi, maka pra kondisi yang perlu dilakukan oleh organisasi sebelum menciptakan budaya knowledge-sharing adalah membangun iklim saling percaya (trust) di setiap pelakunya. Kepercayaan ini akan terbentuk apabila didahului dengan kepeloporan dan keteladanan dari para pemimpin dan petinggi organisasi untuk memulai berbagi knowledge. Kepeloporan dan keteladanan ini dapat dilakukan melalui pembuktian bahwa dengan saling berbagi pengetahuan dan pengalaman, semua masalah dapat dipecahkan secara lebih mudah, efisien dan cepat. Kepemimpinan dalam KM adalah secara terus menerus dan konsisten memberi inspirasi kepada karyawan tentang aktivitas dan manfaat KM secara nyata bagi semua elemen organisasi. Pemimpin harus menciptakan iklim bahwa seorang karyawan tidak lagi merasa sendirian dalam memecahkan masalah apapun dalam pekerjaan.
Membangun aset knowledge memang baru akan nampak hasil dan manfaatnya apabila kita telah berhasil menjadikan knowledge sebagai bahtera yang akan mengantarkan organisasi mencapai pulau tujuannya.
Rabu, 14 April 2010
Contoh Penghargaan Bagi Mereka yang Mau Berbagi
Inti dari Knowledge Management (KM) adalah sistem yang membuat agar pertukaran dan transformasi knowledge (pengetahuan+pengalaman) di antara semua pelaku organisasi akhirnya dapat menjadi nafas organisasi.
Setiap enam bulan biasana suatu perusahaan mengadakan penilaian rekan kerja satu departemen maupun lintas departemen tentang knowledge-sharing (berbagi pengetahuan+pengalaman). Penilaian itu dilaksanakan melalui polling dari semua karyawan dan manajemen untuk menilai siapa di antara mereka yang dianggap paling sering berbagi knowledge. Tentunya knowledge yang dapat langsung diterapkan untuk memecahkan masalah-masalah pekerjaan yang dihadapi oleh sesama rekan kerja. Penilaian juga dilakukan untuk inovasi yang lahir dalam periode yang sama.
Bagi siapa yang mendapat nilai tertinggi mendapat pengakuan berupa penghargaan dari perusahaan. Bentuk penghargaan ini bisa berbagai macam. Namun penghargaan yang baik adalah berupa sesuatu yang berguna bagi sang pemenang untuk juga memecahkan masalah pekerjaannya. Pengalaman di beberapa perusahaan lain ada yang memberi bonus berupa uang, mengikuti berbagai training/seminar yang bermutu tinggi, buku, paket wisata dan lain-lain.
Pada tahap perkembangan selanjutnya, sistem penilaian dan penghargaan knowledge-sharing ini dapat dijadikan satu dengan sistem penilaian kinerja karyawan (performance appraisal) dan hal-hal lain yang merupakan wujud dari apresiasi manajemen terhadap aset knowledge secara obyektif.
Setiap enam bulan biasana suatu perusahaan mengadakan penilaian rekan kerja satu departemen maupun lintas departemen tentang knowledge-sharing (berbagi pengetahuan+pengalaman). Penilaian itu dilaksanakan melalui polling dari semua karyawan dan manajemen untuk menilai siapa di antara mereka yang dianggap paling sering berbagi knowledge. Tentunya knowledge yang dapat langsung diterapkan untuk memecahkan masalah-masalah pekerjaan yang dihadapi oleh sesama rekan kerja. Penilaian juga dilakukan untuk inovasi yang lahir dalam periode yang sama.
Bagi siapa yang mendapat nilai tertinggi mendapat pengakuan berupa penghargaan dari perusahaan. Bentuk penghargaan ini bisa berbagai macam. Namun penghargaan yang baik adalah berupa sesuatu yang berguna bagi sang pemenang untuk juga memecahkan masalah pekerjaannya. Pengalaman di beberapa perusahaan lain ada yang memberi bonus berupa uang, mengikuti berbagai training/seminar yang bermutu tinggi, buku, paket wisata dan lain-lain.
Pada tahap perkembangan selanjutnya, sistem penilaian dan penghargaan knowledge-sharing ini dapat dijadikan satu dengan sistem penilaian kinerja karyawan (performance appraisal) dan hal-hal lain yang merupakan wujud dari apresiasi manajemen terhadap aset knowledge secara obyektif.
Kamis, 08 April 2010
Mengenal Sosok Seorang IS Development Manager
Sekitar jam 5.30 sore, saya dan teman-teman mewawancarai seorang IS Development Manager. Bapak manager kita ini sosoknya masih muda, ramah, dan umurnya sekitar 26 tahun, karirnya bagus. Banyak hal yang kita tanyakan terutama mengenai bidang yang sedang di jalankannya ini, Bapak muda ini hanya mengasih saran "Belajar dan belajar terus agar kita dapat mencapai apa yang kita inginkan" dan dalam kepemimpinannya beliau terbuka terhadap bawahannya, dia mendengarkan, mengarahkan dan menggali potensinya.....
Banyak pelajaran yang kita dapat, semoga kita dapat menjadikan contoh agar kita bisa termotivasi... untuk terus belajar...
Ok Guys.... "kita boleh bermimpi, tapi jangan hanya mimpi .......imbangilah dengan usaha-usaha untuk mencapai mimpi tersebut".....
Semoga bermanfaat yah....
Banyak pelajaran yang kita dapat, semoga kita dapat menjadikan contoh agar kita bisa termotivasi... untuk terus belajar...
Ok Guys.... "kita boleh bermimpi, tapi jangan hanya mimpi .......imbangilah dengan usaha-usaha untuk mencapai mimpi tersebut".....
Semoga bermanfaat yah....
Rabu, 07 April 2010
Kamis, 01 April 2010
Total Quality Management (TQM) Ringkasan
Total Quality Management (TQM) atau Manajemen Mutu Menyeluruh adalah suatu konsep manajemen yang telah dikembangkan sejak lima puluh tahun lalu dari berbagai praktek manajemen serta usaha peningkatan dan pengembangan produktivitas. Di masa lampau, literatur manajemen berfokus pada fungsi-fungsi kontrol kelembagaan, termasuk perencanaan, pengorganisasian, perekrutan staf, pemberian arahan, penugasan, strukturisasi dan penyusunan anggaran. Konsep manajemen ini membuka jalan menuju paradigma berpikir baru yang memberi penekanan pada kepuasan pelanggan, inovasi dan peningkatan mutu pelayanan secara berkesinambungan. Faktor-faktor yang menyebabkan lahirnya "perubahan paradigma" adalah menajamnya persaingan, ketidak-puasan pelanggan terhadap mutu pelayanan dan produk, pemotongan anggaran serta krisis ekonomi. Meskipun akar TQM berasal dari model-model perusahaan dan industri, namun kini penggunaannya telah merambah sturuktur manajemen, baik di lembaga pemerintah maupun lembaga nirlaba.
TQM memperkenalkan pengembangan proses, produk dan pelayanan sebuah organisasi secara sistematik dan berkesinambungan. Pendekatan ini berusaha untuk melibatkan semua pihak terkait dan memastikan bahwa pengalaman dan ide-ide mereka memiliki sumbangan dalam pengembangan mutu. Ada beberapa prinsip-prinsip fundamental yang mendasari pendekatan semacam itu, seperti mempromosikan lingkungan yang berfokus pada mutu; - dimana terdapat komunikasi terbuka dan rasa kepemilikan pegawai - sistem penghargaan dan pengakuan; pelatihan dn pendidikan terus menerus, dan pemberdayaan pegawai.
Di Indonesia, TQM pertama kali diperkenalkan pada tahun 1980-an dan sekarang cukup populer di sektor swasta khususnya dengan adanya program ISO 9000. Banyak perusahaan terkemuka dan perusahaan milik negara telah mengadopsi TQM sebagai bagian dari strategi mereka untuk kompetitif baik di tingkat nasional mupun internasional. Tetapi TQM kurang begitu dikenal di sektor publik. Namun kini keadaan sudah berubah, faktor-faktor yang mendorong sektor swasta untuk beradaptasi dengan konsep ini, juga memiliki dampak terhadap cara pemerintah menyediakan pelayanan.
Indonesia kini berada dalam periode transisi, dari gaya pemerintahan otoriter yang sangat sentralistik menuju ke gaya pemerintahan bottom-up yang desentralistik, dimana pemerintah daerah berada dalam proses menerima otonomi daerah. Masa transisi ini berlangsung dalam masa krisis ekonomi dan restrukturasi yang memaksa pemerintah untuk mengeksplorasi model-model pengadaan pelayanan alternatif. Sebenarnya, UU No. 22 1999 (mencakup kepemerintahan daerah) memiliki potensi untuk mentransformasi cara pemberian pelayanan oleh pemerintah secara dramatis. UU ini bertujuan untuk memberdayakan pemerintah daerah, menguatkan masyarakat lokal dan meningkatkan kualitas pelayanan publik. Dalam konteks inilah terdapat peluang yang berharga untuk memperkenalkan dan melaksanakan TQM.
Dalam pengalaman DELIVERI di sektor peternakan, TQM telah memainkan peran penting dalam merubah perilaku dari tingkat petani hingga tingkat manajemen senior. Evaluasi terhadap pelaksanaan TQM mengidentifikasi peningkatan tingkat kepuasan pelanggan dan kualitas pelayanan pada program inseminasi buatan di Kabupaten Bulukumba dan Barru. Di Minahasa, Juru Kesehatan Hewan Masyarakat memenuhi kebutuhan para petani terhadap perawatan kesehatan hewan dengan biaya terjangkau.
Namun demikian, penerapan TQM adalah suatu proses jangka panjang dan berlangsung terus menerus, karena budaya suatu organisasi sangatlah sulit untuk dirubah. Faktor-faktor yang membentuk budaya organisasi seperti struktur kekuasaan, sistem administrasi, proses kerja, kepemimpinan, predisposisi pegawai dan praktek-praktek manajemen berpotensi untuk menjadi penghambat perubahan. Terkadang kekuasaan paling penting di sektor publik tidak ditemukan dalam organisasi, tetapi lebih sering terdapat pada sistem yang lebih besar. Sebagai contoh, sistem pendidikan, personalia, peraturan dan anggaran berada di luar kekuasaan organisasi sektor publik.
Selain hambatan-hambatan yang berada di luar ruang lingkup sebuah organisasi, terdapat kendala lain yang khas di setiap organisasi, seperti kurangnya akuntabilitas terhadap pelanggan, tidak jelasnya visi dan misi, penolakan terhadap perubahan dan lemahnya komitmen di kalangan manajer senior untuk menerapkan TQM.
Potensi keberhasilan TQM sudah nampak dan dampaknya pun bisa diperlihatkan, sekarang yang dibutuhkan adalah keputusan untuk melaksanakan TQM. Hal ini mestinya menjadi bagian dari suatu strategi untuk meningkatkan komitmen lembaga- lembaga publik untuk memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat.
TQM memperkenalkan pengembangan proses, produk dan pelayanan sebuah organisasi secara sistematik dan berkesinambungan. Pendekatan ini berusaha untuk melibatkan semua pihak terkait dan memastikan bahwa pengalaman dan ide-ide mereka memiliki sumbangan dalam pengembangan mutu. Ada beberapa prinsip-prinsip fundamental yang mendasari pendekatan semacam itu, seperti mempromosikan lingkungan yang berfokus pada mutu; - dimana terdapat komunikasi terbuka dan rasa kepemilikan pegawai - sistem penghargaan dan pengakuan; pelatihan dn pendidikan terus menerus, dan pemberdayaan pegawai.
Di Indonesia, TQM pertama kali diperkenalkan pada tahun 1980-an dan sekarang cukup populer di sektor swasta khususnya dengan adanya program ISO 9000. Banyak perusahaan terkemuka dan perusahaan milik negara telah mengadopsi TQM sebagai bagian dari strategi mereka untuk kompetitif baik di tingkat nasional mupun internasional. Tetapi TQM kurang begitu dikenal di sektor publik. Namun kini keadaan sudah berubah, faktor-faktor yang mendorong sektor swasta untuk beradaptasi dengan konsep ini, juga memiliki dampak terhadap cara pemerintah menyediakan pelayanan.
Indonesia kini berada dalam periode transisi, dari gaya pemerintahan otoriter yang sangat sentralistik menuju ke gaya pemerintahan bottom-up yang desentralistik, dimana pemerintah daerah berada dalam proses menerima otonomi daerah. Masa transisi ini berlangsung dalam masa krisis ekonomi dan restrukturasi yang memaksa pemerintah untuk mengeksplorasi model-model pengadaan pelayanan alternatif. Sebenarnya, UU No. 22 1999 (mencakup kepemerintahan daerah) memiliki potensi untuk mentransformasi cara pemberian pelayanan oleh pemerintah secara dramatis. UU ini bertujuan untuk memberdayakan pemerintah daerah, menguatkan masyarakat lokal dan meningkatkan kualitas pelayanan publik. Dalam konteks inilah terdapat peluang yang berharga untuk memperkenalkan dan melaksanakan TQM.
Dalam pengalaman DELIVERI di sektor peternakan, TQM telah memainkan peran penting dalam merubah perilaku dari tingkat petani hingga tingkat manajemen senior. Evaluasi terhadap pelaksanaan TQM mengidentifikasi peningkatan tingkat kepuasan pelanggan dan kualitas pelayanan pada program inseminasi buatan di Kabupaten Bulukumba dan Barru. Di Minahasa, Juru Kesehatan Hewan Masyarakat memenuhi kebutuhan para petani terhadap perawatan kesehatan hewan dengan biaya terjangkau.
Namun demikian, penerapan TQM adalah suatu proses jangka panjang dan berlangsung terus menerus, karena budaya suatu organisasi sangatlah sulit untuk dirubah. Faktor-faktor yang membentuk budaya organisasi seperti struktur kekuasaan, sistem administrasi, proses kerja, kepemimpinan, predisposisi pegawai dan praktek-praktek manajemen berpotensi untuk menjadi penghambat perubahan. Terkadang kekuasaan paling penting di sektor publik tidak ditemukan dalam organisasi, tetapi lebih sering terdapat pada sistem yang lebih besar. Sebagai contoh, sistem pendidikan, personalia, peraturan dan anggaran berada di luar kekuasaan organisasi sektor publik.
Selain hambatan-hambatan yang berada di luar ruang lingkup sebuah organisasi, terdapat kendala lain yang khas di setiap organisasi, seperti kurangnya akuntabilitas terhadap pelanggan, tidak jelasnya visi dan misi, penolakan terhadap perubahan dan lemahnya komitmen di kalangan manajer senior untuk menerapkan TQM.
Potensi keberhasilan TQM sudah nampak dan dampaknya pun bisa diperlihatkan, sekarang yang dibutuhkan adalah keputusan untuk melaksanakan TQM. Hal ini mestinya menjadi bagian dari suatu strategi untuk meningkatkan komitmen lembaga- lembaga publik untuk memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat.
Langganan:
Postingan (Atom)
