Legenda knowledge management tentu tidak bisa kita lepaskan dari Ikujiro Nonaka dengan bukunya The Knowledge-Creating Company. Nonaka menceritakan bagaimana success story Matsushita Electric pada tahun 1985 ketika mengembangkan mesin pembuat roti.
Konon pada era tahun 1985, Matsushita Electric menemui kesulitan besar dalam produksi mesin pembuat roti. Mereka selalu gagal dalam percobaan yang dilakukan. Kulit luar roti yang sudah gosong padahal dalamnya masih mentah, pengaturan volume dan suhu yang tidak terformulasi, adalah pemandangan sehari-hari dari percobaan yang dilakukan. Adalah seorang pengembang software matsushita electric bernama Ikuko Tanaka yang akhirnya mempunyai ide cemerlang untuk pergi magang langsung ke pembuat roti ternama di Osaka International Hotel. Dia dibimbing langsung oleh sang pembuat roti ternama tersebut untuk belajar bagaimana mengembangkan adonan dan teknik khusus lainnya.
Selesai magang dia presentasikan seluruh pengalaman yang didapat. Pada engineer Matsushita Electric menerjemahkannya dengan penambahan part khusus dan melakukan perbaikan lain pada mesin. Percobaan yang dilakukan akhirnya sukses. Dan produk mesin pembuat roti tersebut akhirnya memecahkan rekor penjualan alat perlengkapan dapur terbesar pada tahun pertama pemasaran.
Ikujiro Nonaka membuat formulasi yang terkenal dengan sebutan SECI atau Knowledge Spiral. Konsepnya bahwa dalam siklus perjalanan kehidupan kita, pengetahuan itu mengalami proses yang kalau digambarkan berbentuk spiral, proses itu disebut dengan Socialization – Externalization – Combination – Internalization.
1. Proses eksternalisasi (externalization), yaitu mengubah tacit knowledge yang kita miliki menjadi explicit knowledge. Bisa dengan menuliskan know-how dan pengalaman yang kita dapatkan dalam bentuk tulisan artikel atau bahkan buku apabila perlu. Dan tulisan-tulisan tersebut akan sangat bermanfaat bagi orang lain yang sedang memerlukannya.
2. Proses kombinasi (combination), yaitu memanfaatkan explicit knowledge yang ada untuk kita implementasikan menjadi explicit knowledge lain. Proses ini sangat berguna untuk meningkatkan skill dan produktifitas diri sendiri. Kita bisa menghubungkan dan mengkombinasikan explicit knowledge yang ada menjadi explicit knowledge baru yang lebih bermanfaat.
3. Proses internalisasi (internalization), yakni mengubah explicit knowledge sebagai inspirasi datangnya tacit knowledge. Dari keempat proses yang ada, mungkin hanya inilah yang telah kita lakukan. Bahasa lainnya adalah learning by doing. Dengan referensi dari manual dan buku yang ada, saya mulai bekerja, dan saya menemukan pengalaman baru, pemahaman baru dan know-how baru yang mungkin tidak saya dapatkan dari buku tersebut.
4. Proses sosialisasi (socialization), yakni mengubah tacit knowledge ke tacit knowledge lain. Ini adalah hal yang juga terkadang sering kita lupakan. Kita tidak manfaatkan keberadaan kita pada suatu pekerjaan untuk belajar dari orang lain, yang mungkin lebih berpengalaman. Proses ini membuat pengetahuan kita terasah dan juga penting untuk peningkatan diri sendiri. Yang tentu saja ini nanti akan berputar pada proses pertama yaitu eksternalisasi. Semakin sukses kita menjalani proses perolehan tacit knowledge baru, semakin banyak explicit knowledge yang berhasil kita produksi pada proses eksternalisasi.
Rabu, 28 April 2010
Berbagi Bersana
Seringkali ada berbagai asumsi yang salah tentang knowledge management (manajemen pengetahuan). Tiga di antara asumsi itu adalah (1) jika infrastruktur teknologi sudah dibangun, maka orang akan dengan senang hati berbagi pengetahuan antar sesama, (2) teknologi informasi dapat menggantikan kekuatan percakapan langsung dan memperlancar pertukaran pengetahuan, (3) sebuah organisasi harus terlebih dahulu membangun infrastruktur teknologi dan kultur belajar sebelum bisa belajar. Ketiga asumsi itu seringkali mengabaikan kenyataan bahwa manajemen pengetahuan sesungguhnya berawal dan berdasarkan pada satu kata, yaitu berbagi-bersama (share) yang secara kasarnya dapat didefinisikan sebagai: “melepaskan sebagian yang kita miliki sebagai wujud dari maksud-baik pribadi, sambil percaya bahwa jika apa yang kita miliki juga dimiliki orang lain maka terciptalah kebaikan bersama”
Berbagi-bersama adalah tindakan yang lebih mudah diucapkan daripada dilakukan! Apalagi jika menyangkut pengetahuan, dan apalagi jika kita sadar bahwa di dalam rganisasi apa pun akan terjadi power play yang dikaitkan dengan prinsip “knowledge is power“. Berbagi-bersama pengetahuan di dalam sebuah organisasi akhirnya seringkali menjadi impian, sebab kita sering pula berharap terlalu banyak dan terlalu tinggi. Kita berharap semua pengetahuan akan dipakai-bersama, dan semua orang dengan rela akan berbagi pengetahuan antar-sesama. Padahal, mungkin hanya orang yang benar-benar suci-murah-hati lah yang dapat melakukan itu. Sementara, sebagian besar dari kita adalah orang-orang yang enggan berbagi pengetahuan.
Agar lebih realistis dan pragmatis, seringkali kita harus membatasi harapan tentang berbagi-bersama. Tidak seluruh pengetahuan dengan sertamerta dibagi-bersama. Pengetahuan yang paling sering dibagi-bersama adalah pengetahuan-praktis (know how) sebuah organisasi, bukan pengetahuan-teoritis (know what). Pengetahuan praktis berkaitan langsung dengan kemampuan kompetitif sebuah organisasi (competitive edge). Berbagi-bersama pengetahuan-praktis ini akan sangat berguna jika dilakukan dalam konteks kegiatan bersama (team work). Sangatlah penting bagi sebuah organisasi untuk membedakan, mana pengetahuan pribadi dan mana pengetahuan kolektif yang diperlukan untuk kepentingan bersama.
Secara umum, ada 5 jenis kegiatan berbagi-pengetahuan, yaitu:
- Di dalam satu kelompok untuk pekerjaan rutin yang serupa dan terus menerus,
- Antar dua atau lebih kelompok yang berbeda tetapi melakukan pekerjaan yang hampir sama,
- Antar dua atau lebih kelompok, tetapi yang dibagi-bersama adalah pengetahuan tentang pekerjaan non-rutin,
- Antar organisasi dalam rangka kelangsungan hidup bersama,
- Dari luar kelompok, ketika kelompok tersebut menghadapi persoalan yang belum pernah mereka hadapi sebelumnya.
Kegiatan berbagi-bersama jenis pertama dan kedua lebih sering terjadi daripada tiga jenis yang lainnya. Di dalam pekerjaan-pekerjaan berkelompok, secara alamiah sering terjadi pertukaran dan pemakaian pengetahuan secara bersama-sama untuk mengatasi masalah sehari-hari yang timbul dari kegiatan rutin. Misalnya, jika sebuah organisasi bergerak dalam bidang ekspor-impor, maka masalah prosedural kepabeanan adalah masalah rutin yang penyelesaiannya memerlukan pengetahuan bersama di atara orang-orang yang mengurusnya.
Kegiatan jenis ketiga biasanya terjadi ketika sebuah organisasi harus melakukan perubahan tata-kerja atau strategi, sedemikian rupa sehingga perlu koordinasi dan re-aliansi. Pertukaran dan pemakaian pengetahuan secara bersama oleh dua kelompok yang berbeda tabiat akan lebih sulit terjadi, terutama kalau kita sadar bahwa di dalam sebuah organisasi sering terdapat berbagai sub-organisasi yang saling bersaing. Misalnya, ketika sebuah universitas sedang berupaya mengubah diri menjadi lebih berorientasi profit, maka koordinasi dan re-aliansi antar unit di dalam universitas itu akan menimbulkan keharusan untuk baku-tukar (saling bertukar) pengetahuan. Ini akan sulit terjadi, jika masing-masing unit sedang bermanuver untuk menjadi dominan di dalam universitas tersebut.
Kegiatan berbagi-bersama jenis keempat mungkin hanya ada jika sekelompok organisasi yang berbeda memiliki “musuh bersama”. Dalam rangka mempertahankan eksistensi, seringkali mereka “terpaksa” harus berbagi-bersama. Namun tidaklah mungkin ada organisasi yang akan dengan senang hati berbagi pengetahuan jika hasil akhirnya adalah organisasi itu dipecundangi oleh organisasi lainnya. Lebih mungkin yang terjadi adalah kegiatan jenis kelima, yaitu ketika sebuah organisasi menghadapi persoalan yang tidak pernah dihadapi sebelumnya, lalu memanggil seseorang dari luar organisasi untuk berbagi pengetahuan.
Banyak sekali kegiatan-kegiatan yang selama ini dilakukan oleh berbagai organisasi besar maupun kecil telah mencerminkan kelima jenis transfer di atas. Namun, sebagian besar dari mereka tidak secara sungguh-sungguh menjadikan kegiatan tersebut sebagai bagian dari strategi pengembangan perusahaan. Lebih memrihatinkan lagi, ketiadaan pengaturan dan perhatian terhadap transfer pengetahuan di dalam maupun antar kelompok, banyak organisasi yang melupakan aspek penggabungan (combination) pengetahuan yang juga amat penting dalam perkembangan kemampuan intelektual kelompok kerja.
Berbagi-bersama adalah tindakan yang lebih mudah diucapkan daripada dilakukan! Apalagi jika menyangkut pengetahuan, dan apalagi jika kita sadar bahwa di dalam rganisasi apa pun akan terjadi power play yang dikaitkan dengan prinsip “knowledge is power“. Berbagi-bersama pengetahuan di dalam sebuah organisasi akhirnya seringkali menjadi impian, sebab kita sering pula berharap terlalu banyak dan terlalu tinggi. Kita berharap semua pengetahuan akan dipakai-bersama, dan semua orang dengan rela akan berbagi pengetahuan antar-sesama. Padahal, mungkin hanya orang yang benar-benar suci-murah-hati lah yang dapat melakukan itu. Sementara, sebagian besar dari kita adalah orang-orang yang enggan berbagi pengetahuan.
Agar lebih realistis dan pragmatis, seringkali kita harus membatasi harapan tentang berbagi-bersama. Tidak seluruh pengetahuan dengan sertamerta dibagi-bersama. Pengetahuan yang paling sering dibagi-bersama adalah pengetahuan-praktis (know how) sebuah organisasi, bukan pengetahuan-teoritis (know what). Pengetahuan praktis berkaitan langsung dengan kemampuan kompetitif sebuah organisasi (competitive edge). Berbagi-bersama pengetahuan-praktis ini akan sangat berguna jika dilakukan dalam konteks kegiatan bersama (team work). Sangatlah penting bagi sebuah organisasi untuk membedakan, mana pengetahuan pribadi dan mana pengetahuan kolektif yang diperlukan untuk kepentingan bersama.
Secara umum, ada 5 jenis kegiatan berbagi-pengetahuan, yaitu:
- Di dalam satu kelompok untuk pekerjaan rutin yang serupa dan terus menerus,
- Antar dua atau lebih kelompok yang berbeda tetapi melakukan pekerjaan yang hampir sama,
- Antar dua atau lebih kelompok, tetapi yang dibagi-bersama adalah pengetahuan tentang pekerjaan non-rutin,
- Antar organisasi dalam rangka kelangsungan hidup bersama,
- Dari luar kelompok, ketika kelompok tersebut menghadapi persoalan yang belum pernah mereka hadapi sebelumnya.
Kegiatan berbagi-bersama jenis pertama dan kedua lebih sering terjadi daripada tiga jenis yang lainnya. Di dalam pekerjaan-pekerjaan berkelompok, secara alamiah sering terjadi pertukaran dan pemakaian pengetahuan secara bersama-sama untuk mengatasi masalah sehari-hari yang timbul dari kegiatan rutin. Misalnya, jika sebuah organisasi bergerak dalam bidang ekspor-impor, maka masalah prosedural kepabeanan adalah masalah rutin yang penyelesaiannya memerlukan pengetahuan bersama di atara orang-orang yang mengurusnya.
Kegiatan jenis ketiga biasanya terjadi ketika sebuah organisasi harus melakukan perubahan tata-kerja atau strategi, sedemikian rupa sehingga perlu koordinasi dan re-aliansi. Pertukaran dan pemakaian pengetahuan secara bersama oleh dua kelompok yang berbeda tabiat akan lebih sulit terjadi, terutama kalau kita sadar bahwa di dalam sebuah organisasi sering terdapat berbagai sub-organisasi yang saling bersaing. Misalnya, ketika sebuah universitas sedang berupaya mengubah diri menjadi lebih berorientasi profit, maka koordinasi dan re-aliansi antar unit di dalam universitas itu akan menimbulkan keharusan untuk baku-tukar (saling bertukar) pengetahuan. Ini akan sulit terjadi, jika masing-masing unit sedang bermanuver untuk menjadi dominan di dalam universitas tersebut.
Kegiatan berbagi-bersama jenis keempat mungkin hanya ada jika sekelompok organisasi yang berbeda memiliki “musuh bersama”. Dalam rangka mempertahankan eksistensi, seringkali mereka “terpaksa” harus berbagi-bersama. Namun tidaklah mungkin ada organisasi yang akan dengan senang hati berbagi pengetahuan jika hasil akhirnya adalah organisasi itu dipecundangi oleh organisasi lainnya. Lebih mungkin yang terjadi adalah kegiatan jenis kelima, yaitu ketika sebuah organisasi menghadapi persoalan yang tidak pernah dihadapi sebelumnya, lalu memanggil seseorang dari luar organisasi untuk berbagi pengetahuan.
Banyak sekali kegiatan-kegiatan yang selama ini dilakukan oleh berbagai organisasi besar maupun kecil telah mencerminkan kelima jenis transfer di atas. Namun, sebagian besar dari mereka tidak secara sungguh-sungguh menjadikan kegiatan tersebut sebagai bagian dari strategi pengembangan perusahaan. Lebih memrihatinkan lagi, ketiadaan pengaturan dan perhatian terhadap transfer pengetahuan di dalam maupun antar kelompok, banyak organisasi yang melupakan aspek penggabungan (combination) pengetahuan yang juga amat penting dalam perkembangan kemampuan intelektual kelompok kerja.
Knowledge Management
Dari bahasanya bisa disimpulkan Knowledge management adalah manajemen pengetahuan dimana sebuah organisasi mengelola asset-asset yang ada dengan pengetahuan-pengetahuan yang ada. Kebanyakan perusahaan saat sekarang ini banyak yang mengeksploitasi intangible asset yang mereka miliki menjadikan lebih menguntungkan ketimbang berinvestasi dan mengelola asset fisik. Pengelolaan informasi yang akurat, cepat dan rapi membuat sarana knowledge center pada perusaahaan sangat diperlukan untuk bersaing dengan pesaing-pesaing yang ada, sebagai pusat informasi yang dibutuhkan bagi pelanggannya, dan juga menampung semua bentuk pengetahuan.
Untuk pengertiannya sendiri manajemen pengetahuan adalah perencanaan, pengumpulan, pengolahan dan pemrosesan data-data informasi yang ada dan di satu kan dalam bentuk sebuah kesatuan yang dipusatkan sehingga bisa digunakan oleh setiap orang yang ingin menggunakannya. Karena didalam era informasi sekarang ini pengetahuan merupakan sebuah asset strategis, jika dikelola dengan baik akan meningkatkan performa perusahaan. Aset pengetahuan mencakup :
- Aset struktural
- Merek
- Hubungan dengan pelanggan
- Hak Paten
- Proses operasi
- Aset manusia yang mencakup :
• Pengalaman pegawai
• Ide pegawai
• Hubungan personal
• Keterampilan pegawai (http://ilmukomputer.com)
Untuk pengertiannya sendiri manajemen pengetahuan adalah perencanaan, pengumpulan, pengolahan dan pemrosesan data-data informasi yang ada dan di satu kan dalam bentuk sebuah kesatuan yang dipusatkan sehingga bisa digunakan oleh setiap orang yang ingin menggunakannya. Karena didalam era informasi sekarang ini pengetahuan merupakan sebuah asset strategis, jika dikelola dengan baik akan meningkatkan performa perusahaan. Aset pengetahuan mencakup :
- Aset struktural
- Merek
- Hubungan dengan pelanggan
- Hak Paten
- Proses operasi
- Aset manusia yang mencakup :
• Pengalaman pegawai
• Ide pegawai
• Hubungan personal
• Keterampilan pegawai (http://ilmukomputer.com)
Teknologi dan Knowledge Management
Teknologi didalam knowledge berfungsi sebagai fasilitas komunikasi, kolaborasi serta memanajemen konten yang berguna sebagai media pengumpulan, pengolahan, berbagi, peyebaran hingga lebih baik.
Dengan pengelolaan dan pemanfaatan teknologi yang baik maka penyebaran atau pendistribusian knowledge akan berlangsung secara cepat. Seperti penggunaan sistem lotus note, saya mengambil contoh penggunaan Binus Maya yang menurut cerita salah satu dosen saya pertama kali penggunaan Binus Maya tersebut mengalami pro dan kontra ada sebagian besar dosen yang merasa perlu dengan ditingkatkannya akses kepada dosen dan mahasiswa kedepannya dengan penggunaan Binus Maya adapula sebagian dosen dan mahasiswa yang merasa nyaman dengan sistem yang sudah ada sebelumnya sehingga merasa tidak perlu dibuatnya Binus Maya, Binus maya sendiri sebagai salah satu pusat informasi bagi dosen dan mahasiswa saat sekarang ini memegang peranan penting didalam perkuliahan sehari-hari.
Knowledge Management dengan teknologi yang mendukungnya antara lain:
- Web Content management System (CMS)
- Electronic Document and Record Management System (EDRMS)
- Kolaborasi tools
- Search engine
- Klasifikasi tools
- Portal
Dalam bukunya ”Tha Third Wave” Alvin Toffler menyatakan bahwa dalam home-cencerted society digambarkan bahwa majunya teknologi informasi akan membuat orang cenderung berada didalam rumah untuk melakukan aktivitasnya. Karena apapun bisa dilakukan disebuah kamar hanya dengan mengggunakan seperangkat tekhnologi, bisa mendapatkan pengetahuan atau knowledge dari balik layar monitor atau dari media elektronik, ada positif dan negatifnya dalam pemanfaatan teknologi. Penggunaan teknologi untuk mendapatkan pengetahuan memang tidak ada salahnya dan akan memberikan efek baik terhadap diri kita, akan tetapi kemampuan komunikasi dan interaksi tidak bisa didapatkan hanya dari dunia teknologi, perlu ada pengamatan social kepada lingkungan kita.
Dengan pengelolaan dan pemanfaatan teknologi yang baik maka penyebaran atau pendistribusian knowledge akan berlangsung secara cepat. Seperti penggunaan sistem lotus note, saya mengambil contoh penggunaan Binus Maya yang menurut cerita salah satu dosen saya pertama kali penggunaan Binus Maya tersebut mengalami pro dan kontra ada sebagian besar dosen yang merasa perlu dengan ditingkatkannya akses kepada dosen dan mahasiswa kedepannya dengan penggunaan Binus Maya adapula sebagian dosen dan mahasiswa yang merasa nyaman dengan sistem yang sudah ada sebelumnya sehingga merasa tidak perlu dibuatnya Binus Maya, Binus maya sendiri sebagai salah satu pusat informasi bagi dosen dan mahasiswa saat sekarang ini memegang peranan penting didalam perkuliahan sehari-hari.
Knowledge Management dengan teknologi yang mendukungnya antara lain:
- Web Content management System (CMS)
- Electronic Document and Record Management System (EDRMS)
- Kolaborasi tools
- Search engine
- Klasifikasi tools
- Portal
Dalam bukunya ”Tha Third Wave” Alvin Toffler menyatakan bahwa dalam home-cencerted society digambarkan bahwa majunya teknologi informasi akan membuat orang cenderung berada didalam rumah untuk melakukan aktivitasnya. Karena apapun bisa dilakukan disebuah kamar hanya dengan mengggunakan seperangkat tekhnologi, bisa mendapatkan pengetahuan atau knowledge dari balik layar monitor atau dari media elektronik, ada positif dan negatifnya dalam pemanfaatan teknologi. Penggunaan teknologi untuk mendapatkan pengetahuan memang tidak ada salahnya dan akan memberikan efek baik terhadap diri kita, akan tetapi kemampuan komunikasi dan interaksi tidak bisa didapatkan hanya dari dunia teknologi, perlu ada pengamatan social kepada lingkungan kita.
Knowledge Management Untuk Personal
Dalam contoh yang telah diuraikan manfaat knowledge management didalam kehidupan sehari-hari bagi individu antara lain :
- Menjalin ikatan antara komunitas dengan organisasi
- Membantu setiap orang untuk tetap tahu informasi secara cepat, akurat.
- Membantu orang yang tidak tahu menjadi tahu dalam pengerjaan tugas.
Banyak sekali manfaat yang diperoleh setiap orang dengan pemanfaatan knowledge management, saya mengambil contoh ada seseorang yang setiap bertemu dengan orang baru yang memberikan kartu nama kepadanya maka di belakang kartu namanya yang berhubungan langsung dengan perusahaan dia memberikan huruf ”A” , jika orang baru tersebut sedikit nyambung dengan kerja dia maka dia memberikan huruf ”B” , jika tidak ada hubungannya sama sekali dengan pekerjaannya maka dia memberikan huruf ”C”. Pada saat pimpinannya memanggilnya untuk menanyakan relasi perusahaannya maka dia mengeluarkan kartu nama dengan huruf ”A” , pada saat teman kantornya ingin menanyakan relasi baru maka dia mengeluarkan kartu nama yang bertuliskan ”B”, sedangkan pada saat dia ingin membeli buku maka dia mengeluarkan kartu nama berhuruf ”C”.
Dengan pengaturan seperti itu knowledge kita makin lama makin berkembang, dengan pelajaran-pelajaran kecil maka mind-set pola pikir kita akan mempengaruhi keseharian kita. Cara seperti ini akan dituliskan didalam sebuah agenda kecil yang suatu saat orang lain ingin membacanya maka kita dapat membuka agenda tersebut sebgai refrensi kita.
- Menjalin ikatan antara komunitas dengan organisasi
- Membantu setiap orang untuk tetap tahu informasi secara cepat, akurat.
- Membantu orang yang tidak tahu menjadi tahu dalam pengerjaan tugas.
Banyak sekali manfaat yang diperoleh setiap orang dengan pemanfaatan knowledge management, saya mengambil contoh ada seseorang yang setiap bertemu dengan orang baru yang memberikan kartu nama kepadanya maka di belakang kartu namanya yang berhubungan langsung dengan perusahaan dia memberikan huruf ”A” , jika orang baru tersebut sedikit nyambung dengan kerja dia maka dia memberikan huruf ”B” , jika tidak ada hubungannya sama sekali dengan pekerjaannya maka dia memberikan huruf ”C”. Pada saat pimpinannya memanggilnya untuk menanyakan relasi perusahaannya maka dia mengeluarkan kartu nama dengan huruf ”A” , pada saat teman kantornya ingin menanyakan relasi baru maka dia mengeluarkan kartu nama yang bertuliskan ”B”, sedangkan pada saat dia ingin membeli buku maka dia mengeluarkan kartu nama berhuruf ”C”.
Dengan pengaturan seperti itu knowledge kita makin lama makin berkembang, dengan pelajaran-pelajaran kecil maka mind-set pola pikir kita akan mempengaruhi keseharian kita. Cara seperti ini akan dituliskan didalam sebuah agenda kecil yang suatu saat orang lain ingin membacanya maka kita dapat membuka agenda tersebut sebgai refrensi kita.
Web based training
Apa sebenarnya WBT (Web Based Training) itu ?. WBT ada yang menyebutnya dengan istilah Cyber Teaching sebenarnya adalah pengajaran maya, yaitu proses pengajaran yang menggunakan media internet, istilah yang lebih popular saat ini adalah e-Learning.
Menurut Rosenberg (2001, 8), e-Learning merupakan satu penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam penyampaian pembelajaran dalam jangkauan luas yang berlandaskan pada tiga kriteria, yaitu :
e-Learning merupakan jaringan dengan kemampuan untuk memperbarui, menyimpan, mendistribusikan dan membagi materi ajar atau informasi, pengiriman sampai ke pengguna terakhir melalui komputer dengan menggunakan teknologi internet yang standar, memfokuskan pada pandangan yang paling luas tetntang pembelajaran dibalik paradikma pembelajaran tradisional.
Yang seharusnya menjadi catatan bagi kita, bahwa informasi yang sebegitu besar dan luas di internet tidak ada dengan sedirinya, tetapi adanya karena ada yang memasukkan informasi tersebut. Memasukkan informasi ke internet bersifat bebas karena dapat dilakukan oleh siapa saja dan dimana saja terlepas dari informsi tersebut dibutuhkan atau tidak oleh pengguna internet lain.
Akhirnya kita harus menyadari dan ikhlas menerima bahwa salah satu produk Teknologi Informasi dan Komunikasi berupa internet yang berkembang pesat saat ini telah mampu mengubah wajah pembelajaran yang berbeda dengan proses pembelajaran tradisional yang ditandai dengan interaksi tatap muka antara guru dengan peserta didik di kelas maupun di luar kelas.
Menurut Rosenberg (2001, 8), e-Learning merupakan satu penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam penyampaian pembelajaran dalam jangkauan luas yang berlandaskan pada tiga kriteria, yaitu :
e-Learning merupakan jaringan dengan kemampuan untuk memperbarui, menyimpan, mendistribusikan dan membagi materi ajar atau informasi, pengiriman sampai ke pengguna terakhir melalui komputer dengan menggunakan teknologi internet yang standar, memfokuskan pada pandangan yang paling luas tetntang pembelajaran dibalik paradikma pembelajaran tradisional.
Yang seharusnya menjadi catatan bagi kita, bahwa informasi yang sebegitu besar dan luas di internet tidak ada dengan sedirinya, tetapi adanya karena ada yang memasukkan informasi tersebut. Memasukkan informasi ke internet bersifat bebas karena dapat dilakukan oleh siapa saja dan dimana saja terlepas dari informsi tersebut dibutuhkan atau tidak oleh pengguna internet lain.
Akhirnya kita harus menyadari dan ikhlas menerima bahwa salah satu produk Teknologi Informasi dan Komunikasi berupa internet yang berkembang pesat saat ini telah mampu mengubah wajah pembelajaran yang berbeda dengan proses pembelajaran tradisional yang ditandai dengan interaksi tatap muka antara guru dengan peserta didik di kelas maupun di luar kelas.
Contoh Knowledge Management oleh Prof.Dr. Gerardus Polla
Contoh Knowledge Management Saya mengambil contoh dari Prof. Dr. Gerardus Polla pada saat menyampaikan materi perkuliahannya (Strategic Knowledge Management) dengan knowledge yang diterapkan dalam Universitas yang beliau pernah pimpin, beliau menyampaikan bahwasannya dalam berbagi knowledge di Binus setiap hari rabu dan setiap pimpinan wajib hadir dalam acara sharing knowledge tersebut, dimana acara tersebut peserta bergiliran setiap minggunya untuk menyampaikan pengetahuan apa saja yang dimilikinya di depan pertemuan tersebut dan begitu pun Prof juga mengundang orang luar untuk berbagi knowledge di pertemuan tersebut, dari hal ini setiap orang yang hadir akan mendapatkan pengetahuan baru setiap minggunya dan itu merupakan sebuah asset yang berharga. Dari penjelasan beliau mengenai bagaimana menerapkan pengembangan knowledge di organisasi yang beliau pimpin, saya menyimpulkan didalam penerapan knowledge management dalam sebuah organisasi memerlukan seorang pemimpin yang bisa membangun perilaku atau kultur manusianya kepada manusa yang berbasis pada kultur organisasi pembelajar ( learning organization), karena itu diperlukanlah seorang pemimpin yang mempunyai kepedulian terhadap knowledge dan memiliki kemampuan diatas rata-rata. Pengelolaan knowledge bisa dimulai dari pengetahuan kita sendiri yang kita bagi kepada orang yang ada disekitar lingkungan kita. Secara berkesinambungan maka akan menimbulkan budaya berbagi pengetahuan dan akan menjadi rutinitas sendiri pada organisasi nantinya dan berguna meningkatkan keunggulan kompetitif. Dalam penerapan knowledge management yang saya terapkan didalam kehidupan sehari-hari adalah dengan merangkum setiap kegiatan yang saya lakukan, sehingga saya dapat melihat hal-hal apa saja yang sudah saya lakukan dan apa yang harus saya perbaiki.
Jumat, 16 April 2010
Mengenal Knowledge Management dan Kaitannya dengan Decision Support System
Oleh : Adi Sumaryadi dari berbagai sumber
Banyak yang bilang kalau sekarang bukan lagi membicarakan sebuah Informasi apalagi data, tapi orang mulai berfikir dan banyak membicarakan tentang Knowledge atau ilmu pengetahun yang justru berasal dari informasi itu sendiri. Belakangan banyak yang bilang bahwa kedepan KM (Knowledge Magement) merupakan ladang empuk untuk meraih sebuah profit atau hanya sekedar prestise. Bagaimana sih sebenarnya? mari kita belajar bersama-sama.
Kita kemas dalam pertanyaan -pertanyaan seperti mengerjakan soal.
1. Terangkan maksud istilah-istilah dibawah ini.
a. Knowledge Management
Ada beberapa sumber yang menyebutkan pengertian dari Knowledge management. Sumber km-forum.org mendefinisikan knowledge management sebagai suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi KM bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.
Sumber lain menjelaskan bahwa Knowledge Management merupakan suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap manusia. Maka dari itu perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman dari sumber daya manuisa yang ada agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku kegiatan di dalam suatu organisasi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten.
b. Tacit Knowledge
Tacit knowledge adalah pengetahuan yang berebentuk pengetahuan know-how, pengalaman, skill, pemahaman dan lain-lain.
c. Explicit Knowledge
Explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah tersusun dalam bentuk tulisan bisa berupa artikel, jurnal ilmiah, buku dan lain-lain. Explicit knowledge bisa dimanfaatkan sebagai bahan belajar atau referensi untuk orang lain.
d. Trivial Knowledge
Merupakan sebuah keputusan diri atau organisasi yang menyaring apakah suatu pengetahuan akan disimpan atau tidak, keputusan ini didasarkan kepada seberapa sering pengetahuan itu akan digali kembali atau dibuka kembali sebagai contoh :
- Kucing mempunyai 32 otot dalam setiap telinganya
- Kupu-kupu hanya mempunyai masa terbang dalam 24 jam
- Ikan mas mempunyai masa ingatan hanya 3 detik
- Ikan hiu hanya akan berenang jika kedua matanya normal
2. Terangkan mengapa orang sulit berbagi pengetahuan
Berbagi pengetahuna adalah salah satu hal yang menjadi penghalang dalam kemajuan suatu komunitas tertentu. Anggap saja suatu daerah akan menjadi tertinggal karena minimnya share pengetahuan dari daerah lain. Kesulitan untuk saling berbagi disebabkan beberapa faktor antara lain :
Tools atau alat yang digunakan untuk saling berbagai pengetahun masih sangat sulit ditemukan dan belum semua orang bisa menggunakan sebagai contoh, diluar negeri sana banyak sekali pengetahun yang tersebar, hanya saja untuk mendapatkanya dibutuhkan suatu teknologi, anggaplah itu internet, internet sendiri di indonesia masih sesuatu yang sulit didapatkan. Jadi bagaimana bisa mendapatkan isinya kalau tools untuk mendapatkanya sulit didapatkan.
Sebagian orang menggangap bahwa untuk mendapatkan suatu ilmu pengetahuan memakan banyak biaya dan resources, oleh karena itu ada sebagian orang yang menganggap bahwa ilmu pengetahuan adalah sebuah rich content sehingga siapapun yang akan mendapatkannya harus membayar.
Belum adanya pihak yang fokus dalam mengelola pengetahuan itu sendiri menjadi faktor penghambat berbagi pengetahuan. Sebenanya pengetahuan sudah sangat banyak baik dalam bentuk tacit ataupun explicit knowledge, namun belum ada yang fokus mendigitasi dan membuat tools supaya setiap orang mudah mengakses knowledge. Istilah ini sering kita sebut sebagai sebagai knowledge management yang lemah.
Kultur organisasi yang belum ngeh tentang pentingnya berbagi pengetahun juga sangat menghambat.
Adanya kompetisi dalam suatu komunitasi memungkinkan penghambatan terhadap berbagi pengetahuan . Pengalaman Hewlett-Packard menarik dijadikan contoh. HP jelas tak punya masalah dengan TI. Bahkan, lingkungan kerja di HP sangat terbuka dan kondusif untuk menerapkan KM. Nyatanya, pada medio 1995 HP kesulitan mengimplementasi KM. Dalam kasus HP, pengetahuan memang telah dipertukarkan dengan baik dalam kelompok kerja dan unit bisnis, tetapi amat sulit berbagi pengetahuan antarunit bisnis. Mungkin, tak lepas dari adanya kompetisi tersembunyi antarunit bisnis. Survei yang dilakukan diakhir 1999 membuktikan, tantangan terbesar (sekitar 56%) dalam penerapan KM adalah mengubah perilaku karyawan, supaya mendukung konsep ini
3. Terangkan siklus knowledge management
Mengatur suatu pengetahuan adalah suatu kebiasaan atau habit. Ketika suatu proses, keadaan dan aktivitas suatu bisnis para pelaku KM cenderung menggunakan suatu metode dalam menganalisanya. Dalam proses analisa terdapat sesuatu yang dinamakan siklus/aliran pengetahuan (knowledge flow).
Dapatlah dipahami bahwa suatu pengetahuan akan diciptakan, setelah di ciptakan, pengetahuan itu selanjutnya akan di store dan disimpan dalam suatu medianya penyimpanan, dan dari situlah suatu pengetahuan dibagi dan disebar luaskan, dari pengetahuan yang disebarkan tadi maka banyak orang yang memprosesnya menjadi pengetahuan baru, pengetahuan baru ini yang selajutnya akan mengikuti siklus seperti yang tergambar diatas.
4. Terangkan manfaat penerapan knowledge management dalam organisasi
Knowledge manajemen merupakan sebuah unsur yang tak terlepaskan dalam pengambilan sebuah keputusan dalam organisasi. Pengetahun yang dihasilkan dari analiasi marketing misalkan dalam organisasi bisnis akan dimanfaatkan dalam strategi marketing dikemudian hari. Contoh lain manfaat dalam penerapan knowledge management adalah dalam sebuah organisasi misalnya badan penyuluhan, data-data dalam proses penyuluhan yang dilakukan sebelumnya akan dianalisa hingga terbentuk suatu pengetahuan baru bagaimana cara melakukan penyuluhan sehingga manajemen pengetahun inilah yang dimanfaatkan untuk suksesnya penyuluhan itu sendiri.
Contoh lainnya adalah ternyata manfaat knowledge management adalah sebagai peningkatan daya saing dalam bisnis, hingga suatu perusahaan ada yang mengkategorikan terlebih dahulu pengetahuan itu sendiri menjadi :
Core knowledge, adalah knowledge inti yang diperlukan sebuah bisnis. Contohnya, jika ingin buka bengkel tentu harus mempunyai mekanik yang handal, peralatan yang lengkap, suku cadang dan lain-lain.
Advanced knowledge, adalah knowledge yang membuat keunggulan bersaing sehingga sekaligus perusahaan dapat mampu berhadapan langsung dengan pesaingnya. Contohnya, selain dapat memperbaiki kendaraan pada umumnya, sebuah bengkel yang terus mengikuti perkembangan teknologi otomotif akan dapat menangani perbaikan kendaraan masa kini yang sebagian besar sudah computerized. Dengan knowledge yang satu atau dua langkah di depan membuat pesaing akan sempoyongan untuk mensejajarkan diri.
Innovative knowledge, merupakan knowledge yang membuat perusahaan dapat merubah 'aturan main' dunia bisnis yang digeluti dan membuat perusahaan menjadi pemimpin di bidang bisnisnya. Namun ketiga kategori ini tidak bersifat tetap, perusahaan harus tetap waspada. Sebuah perusahaan yang saat ini berada pada tingkat innovative knowledge, karena adanya cara dan teknologi baru yang diterapkan pesaing dapat merosot menjadi berada di core knowledge sehingga ia kehilangan daya saing. Contoh paling aktual adalah hadirnya teknologi CDMA yang merubah peta persaingan bisnis para operator selular.
5. Pada Knowledge management salah satu objek yang mendukung adalah Organization Culture, terangkan organization culture apa yang akan mendukung knowledge management
Kultur sebuah organisasi sangat jelas pengaruhnya pada knowledge management, sebuah organisasi yang paham bagaimana pentingnya berbagi pengetahuan akan sangat mendukung perkembangan pengetahuan itu sendiri.
Dari figur diatas dapat dilihat bagaimana peran sebuah kultur organisasi dalam kesukesaan implementasi knowledge management. Bahkan kultur organisasi dijabarkan kembali menjadi 3 faktor :
Constructive kultur akan sangat mendukung knowledge manajemen yang berhubungan dengan individual yang tergabung didalamnya khususnya dalam aturan, kualitas komunikasi antar individu, kesehatan organisasi, kepuasan bekerja yang kesemuanya mendorong kesuksesan knowledge management.
Devensive kultur mempunyai pengaruh jelek dalam implementasi knowledge management.
6. Jelaskan hubungan knowledge management, artificial intelegent dan DSS.
Sebuah DSS akan sangat mempertimbangkan factor-faktor yang mempengaruhi keputusan itu sendiri, salah satu bahanya adalaha adanya knowledge yang telah termanage dengan baik, namun dalam implementasinya manusia kesulitan untuk langsung mengambil sebuah keputusan. Kecerdasan buatan adalah solusinya, dalam hal ini kecerdasan buatan akan memanfaatkan knowledge . Kecerdasan buatan itu sendiri diproces dalam mesin atau computer hingga memudahkan seorang manajerial untuk mengambil sebuah keputusan.
Banyak yang bilang kalau sekarang bukan lagi membicarakan sebuah Informasi apalagi data, tapi orang mulai berfikir dan banyak membicarakan tentang Knowledge atau ilmu pengetahun yang justru berasal dari informasi itu sendiri. Belakangan banyak yang bilang bahwa kedepan KM (Knowledge Magement) merupakan ladang empuk untuk meraih sebuah profit atau hanya sekedar prestise. Bagaimana sih sebenarnya? mari kita belajar bersama-sama.
Kita kemas dalam pertanyaan -pertanyaan seperti mengerjakan soal.
1. Terangkan maksud istilah-istilah dibawah ini.
a. Knowledge Management
Ada beberapa sumber yang menyebutkan pengertian dari Knowledge management. Sumber km-forum.org mendefinisikan knowledge management sebagai suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi KM bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.
Sumber lain menjelaskan bahwa Knowledge Management merupakan suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap manusia. Maka dari itu perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman dari sumber daya manuisa yang ada agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku kegiatan di dalam suatu organisasi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten.
b. Tacit Knowledge
Tacit knowledge adalah pengetahuan yang berebentuk pengetahuan know-how, pengalaman, skill, pemahaman dan lain-lain.
c. Explicit Knowledge
Explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah tersusun dalam bentuk tulisan bisa berupa artikel, jurnal ilmiah, buku dan lain-lain. Explicit knowledge bisa dimanfaatkan sebagai bahan belajar atau referensi untuk orang lain.
d. Trivial Knowledge
Merupakan sebuah keputusan diri atau organisasi yang menyaring apakah suatu pengetahuan akan disimpan atau tidak, keputusan ini didasarkan kepada seberapa sering pengetahuan itu akan digali kembali atau dibuka kembali sebagai contoh :
- Kucing mempunyai 32 otot dalam setiap telinganya
- Kupu-kupu hanya mempunyai masa terbang dalam 24 jam
- Ikan mas mempunyai masa ingatan hanya 3 detik
- Ikan hiu hanya akan berenang jika kedua matanya normal
2. Terangkan mengapa orang sulit berbagi pengetahuan
Berbagi pengetahuna adalah salah satu hal yang menjadi penghalang dalam kemajuan suatu komunitas tertentu. Anggap saja suatu daerah akan menjadi tertinggal karena minimnya share pengetahuan dari daerah lain. Kesulitan untuk saling berbagi disebabkan beberapa faktor antara lain :
Tools atau alat yang digunakan untuk saling berbagai pengetahun masih sangat sulit ditemukan dan belum semua orang bisa menggunakan sebagai contoh, diluar negeri sana banyak sekali pengetahun yang tersebar, hanya saja untuk mendapatkanya dibutuhkan suatu teknologi, anggaplah itu internet, internet sendiri di indonesia masih sesuatu yang sulit didapatkan. Jadi bagaimana bisa mendapatkan isinya kalau tools untuk mendapatkanya sulit didapatkan.
Sebagian orang menggangap bahwa untuk mendapatkan suatu ilmu pengetahuan memakan banyak biaya dan resources, oleh karena itu ada sebagian orang yang menganggap bahwa ilmu pengetahuan adalah sebuah rich content sehingga siapapun yang akan mendapatkannya harus membayar.
Belum adanya pihak yang fokus dalam mengelola pengetahuan itu sendiri menjadi faktor penghambat berbagi pengetahuan. Sebenanya pengetahuan sudah sangat banyak baik dalam bentuk tacit ataupun explicit knowledge, namun belum ada yang fokus mendigitasi dan membuat tools supaya setiap orang mudah mengakses knowledge. Istilah ini sering kita sebut sebagai sebagai knowledge management yang lemah.
Kultur organisasi yang belum ngeh tentang pentingnya berbagi pengetahun juga sangat menghambat.
Adanya kompetisi dalam suatu komunitasi memungkinkan penghambatan terhadap berbagi pengetahuan . Pengalaman Hewlett-Packard menarik dijadikan contoh. HP jelas tak punya masalah dengan TI. Bahkan, lingkungan kerja di HP sangat terbuka dan kondusif untuk menerapkan KM. Nyatanya, pada medio 1995 HP kesulitan mengimplementasi KM. Dalam kasus HP, pengetahuan memang telah dipertukarkan dengan baik dalam kelompok kerja dan unit bisnis, tetapi amat sulit berbagi pengetahuan antarunit bisnis. Mungkin, tak lepas dari adanya kompetisi tersembunyi antarunit bisnis. Survei yang dilakukan diakhir 1999 membuktikan, tantangan terbesar (sekitar 56%) dalam penerapan KM adalah mengubah perilaku karyawan, supaya mendukung konsep ini
3. Terangkan siklus knowledge management
Mengatur suatu pengetahuan adalah suatu kebiasaan atau habit. Ketika suatu proses, keadaan dan aktivitas suatu bisnis para pelaku KM cenderung menggunakan suatu metode dalam menganalisanya. Dalam proses analisa terdapat sesuatu yang dinamakan siklus/aliran pengetahuan (knowledge flow).
Dapatlah dipahami bahwa suatu pengetahuan akan diciptakan, setelah di ciptakan, pengetahuan itu selanjutnya akan di store dan disimpan dalam suatu medianya penyimpanan, dan dari situlah suatu pengetahuan dibagi dan disebar luaskan, dari pengetahuan yang disebarkan tadi maka banyak orang yang memprosesnya menjadi pengetahuan baru, pengetahuan baru ini yang selajutnya akan mengikuti siklus seperti yang tergambar diatas.
4. Terangkan manfaat penerapan knowledge management dalam organisasi
Knowledge manajemen merupakan sebuah unsur yang tak terlepaskan dalam pengambilan sebuah keputusan dalam organisasi. Pengetahun yang dihasilkan dari analiasi marketing misalkan dalam organisasi bisnis akan dimanfaatkan dalam strategi marketing dikemudian hari. Contoh lain manfaat dalam penerapan knowledge management adalah dalam sebuah organisasi misalnya badan penyuluhan, data-data dalam proses penyuluhan yang dilakukan sebelumnya akan dianalisa hingga terbentuk suatu pengetahuan baru bagaimana cara melakukan penyuluhan sehingga manajemen pengetahun inilah yang dimanfaatkan untuk suksesnya penyuluhan itu sendiri.
Contoh lainnya adalah ternyata manfaat knowledge management adalah sebagai peningkatan daya saing dalam bisnis, hingga suatu perusahaan ada yang mengkategorikan terlebih dahulu pengetahuan itu sendiri menjadi :
Core knowledge, adalah knowledge inti yang diperlukan sebuah bisnis. Contohnya, jika ingin buka bengkel tentu harus mempunyai mekanik yang handal, peralatan yang lengkap, suku cadang dan lain-lain.
Advanced knowledge, adalah knowledge yang membuat keunggulan bersaing sehingga sekaligus perusahaan dapat mampu berhadapan langsung dengan pesaingnya. Contohnya, selain dapat memperbaiki kendaraan pada umumnya, sebuah bengkel yang terus mengikuti perkembangan teknologi otomotif akan dapat menangani perbaikan kendaraan masa kini yang sebagian besar sudah computerized. Dengan knowledge yang satu atau dua langkah di depan membuat pesaing akan sempoyongan untuk mensejajarkan diri.
Innovative knowledge, merupakan knowledge yang membuat perusahaan dapat merubah 'aturan main' dunia bisnis yang digeluti dan membuat perusahaan menjadi pemimpin di bidang bisnisnya. Namun ketiga kategori ini tidak bersifat tetap, perusahaan harus tetap waspada. Sebuah perusahaan yang saat ini berada pada tingkat innovative knowledge, karena adanya cara dan teknologi baru yang diterapkan pesaing dapat merosot menjadi berada di core knowledge sehingga ia kehilangan daya saing. Contoh paling aktual adalah hadirnya teknologi CDMA yang merubah peta persaingan bisnis para operator selular.
5. Pada Knowledge management salah satu objek yang mendukung adalah Organization Culture, terangkan organization culture apa yang akan mendukung knowledge management
Kultur sebuah organisasi sangat jelas pengaruhnya pada knowledge management, sebuah organisasi yang paham bagaimana pentingnya berbagi pengetahuan akan sangat mendukung perkembangan pengetahuan itu sendiri.
Dari figur diatas dapat dilihat bagaimana peran sebuah kultur organisasi dalam kesukesaan implementasi knowledge management. Bahkan kultur organisasi dijabarkan kembali menjadi 3 faktor :
Constructive kultur akan sangat mendukung knowledge manajemen yang berhubungan dengan individual yang tergabung didalamnya khususnya dalam aturan, kualitas komunikasi antar individu, kesehatan organisasi, kepuasan bekerja yang kesemuanya mendorong kesuksesan knowledge management.
Devensive kultur mempunyai pengaruh jelek dalam implementasi knowledge management.
6. Jelaskan hubungan knowledge management, artificial intelegent dan DSS.
Sebuah DSS akan sangat mempertimbangkan factor-faktor yang mempengaruhi keputusan itu sendiri, salah satu bahanya adalaha adanya knowledge yang telah termanage dengan baik, namun dalam implementasinya manusia kesulitan untuk langsung mengambil sebuah keputusan. Kecerdasan buatan adalah solusinya, dalam hal ini kecerdasan buatan akan memanfaatkan knowledge . Kecerdasan buatan itu sendiri diproces dalam mesin atau computer hingga memudahkan seorang manajerial untuk mengambil sebuah keputusan.
Kamis, 15 April 2010
Memulai kegiatan knowledge-sharing
Memang pada dasarnya aktivitas knowledge-sharing bahkan telah menjadi kebiasaan tanpa disadari sudah terjadi dalam organisasi. Juga di Indonesia, nongkrong sesama kolega di café, resto, ngobrol dan lobby ketika rehat di acara seminar, sampai nongkrong bareng di diskotik atau karaoke bagi sesama profesional atau networking sesama profesi adalah juga knowledge-sharing. Akan tetapi menjadikan knowledge-sharing sebagai budaya organisasi agar knowledge tersebut dapat tersimpan rapi, terdokumentasi dengan struktur yang sistematis sehingga mudah untuk diakses kembali bukanlah pekerjaan yang mudah.
Pada saat awal mensosialisasikan perlunya aktivitas knowledge-sharing dalam KM akan sering timbul pertanyaan, "Apa untungnya bagi saya untuk berbagi dengan yang lain ?" Dan "Apakah orang lain juga mau berbagi seperti yang saya lakukan ?" Menurut Vaas, 1999, alasan mengapa orang tidak mau melakukan knowledge-sharing adalah :
1. Mau berbagi pengetahuan namun tidak cukup waktu untuk itu
2. Tidak mempunyai ketrampilan dalam KM
3. Tidak mengerti tentang KM dan manfaatnya
4. Tidak ada komitmen dari manajer senior
5. Tidak ada dana untuk KM
6. Kegagalan untuk mendorong knowledge-sharing sebagai budaya
Dari beberapa poin tadi, maka pra kondisi yang perlu dilakukan oleh organisasi sebelum menciptakan budaya knowledge-sharing adalah membangun iklim saling percaya (trust) di setiap pelakunya. Kepercayaan ini akan terbentuk apabila didahului dengan kepeloporan dan keteladanan dari para pemimpin dan petinggi organisasi untuk memulai berbagi knowledge. Kepeloporan dan keteladanan ini dapat dilakukan melalui pembuktian bahwa dengan saling berbagi pengetahuan dan pengalaman, semua masalah dapat dipecahkan secara lebih mudah, efisien dan cepat. Kepemimpinan dalam KM adalah secara terus menerus dan konsisten memberi inspirasi kepada karyawan tentang aktivitas dan manfaat KM secara nyata bagi semua elemen organisasi. Pemimpin harus menciptakan iklim bahwa seorang karyawan tidak lagi merasa sendirian dalam memecahkan masalah apapun dalam pekerjaan.
Membangun aset knowledge memang baru akan nampak hasil dan manfaatnya apabila kita telah berhasil menjadikan knowledge sebagai bahtera yang akan mengantarkan organisasi mencapai pulau tujuannya.
Pada saat awal mensosialisasikan perlunya aktivitas knowledge-sharing dalam KM akan sering timbul pertanyaan, "Apa untungnya bagi saya untuk berbagi dengan yang lain ?" Dan "Apakah orang lain juga mau berbagi seperti yang saya lakukan ?" Menurut Vaas, 1999, alasan mengapa orang tidak mau melakukan knowledge-sharing adalah :
1. Mau berbagi pengetahuan namun tidak cukup waktu untuk itu
2. Tidak mempunyai ketrampilan dalam KM
3. Tidak mengerti tentang KM dan manfaatnya
4. Tidak ada komitmen dari manajer senior
5. Tidak ada dana untuk KM
6. Kegagalan untuk mendorong knowledge-sharing sebagai budaya
Dari beberapa poin tadi, maka pra kondisi yang perlu dilakukan oleh organisasi sebelum menciptakan budaya knowledge-sharing adalah membangun iklim saling percaya (trust) di setiap pelakunya. Kepercayaan ini akan terbentuk apabila didahului dengan kepeloporan dan keteladanan dari para pemimpin dan petinggi organisasi untuk memulai berbagi knowledge. Kepeloporan dan keteladanan ini dapat dilakukan melalui pembuktian bahwa dengan saling berbagi pengetahuan dan pengalaman, semua masalah dapat dipecahkan secara lebih mudah, efisien dan cepat. Kepemimpinan dalam KM adalah secara terus menerus dan konsisten memberi inspirasi kepada karyawan tentang aktivitas dan manfaat KM secara nyata bagi semua elemen organisasi. Pemimpin harus menciptakan iklim bahwa seorang karyawan tidak lagi merasa sendirian dalam memecahkan masalah apapun dalam pekerjaan.
Membangun aset knowledge memang baru akan nampak hasil dan manfaatnya apabila kita telah berhasil menjadikan knowledge sebagai bahtera yang akan mengantarkan organisasi mencapai pulau tujuannya.
Rabu, 14 April 2010
Contoh Penghargaan Bagi Mereka yang Mau Berbagi
Inti dari Knowledge Management (KM) adalah sistem yang membuat agar pertukaran dan transformasi knowledge (pengetahuan+pengalaman) di antara semua pelaku organisasi akhirnya dapat menjadi nafas organisasi.
Setiap enam bulan biasana suatu perusahaan mengadakan penilaian rekan kerja satu departemen maupun lintas departemen tentang knowledge-sharing (berbagi pengetahuan+pengalaman). Penilaian itu dilaksanakan melalui polling dari semua karyawan dan manajemen untuk menilai siapa di antara mereka yang dianggap paling sering berbagi knowledge. Tentunya knowledge yang dapat langsung diterapkan untuk memecahkan masalah-masalah pekerjaan yang dihadapi oleh sesama rekan kerja. Penilaian juga dilakukan untuk inovasi yang lahir dalam periode yang sama.
Bagi siapa yang mendapat nilai tertinggi mendapat pengakuan berupa penghargaan dari perusahaan. Bentuk penghargaan ini bisa berbagai macam. Namun penghargaan yang baik adalah berupa sesuatu yang berguna bagi sang pemenang untuk juga memecahkan masalah pekerjaannya. Pengalaman di beberapa perusahaan lain ada yang memberi bonus berupa uang, mengikuti berbagai training/seminar yang bermutu tinggi, buku, paket wisata dan lain-lain.
Pada tahap perkembangan selanjutnya, sistem penilaian dan penghargaan knowledge-sharing ini dapat dijadikan satu dengan sistem penilaian kinerja karyawan (performance appraisal) dan hal-hal lain yang merupakan wujud dari apresiasi manajemen terhadap aset knowledge secara obyektif.
Setiap enam bulan biasana suatu perusahaan mengadakan penilaian rekan kerja satu departemen maupun lintas departemen tentang knowledge-sharing (berbagi pengetahuan+pengalaman). Penilaian itu dilaksanakan melalui polling dari semua karyawan dan manajemen untuk menilai siapa di antara mereka yang dianggap paling sering berbagi knowledge. Tentunya knowledge yang dapat langsung diterapkan untuk memecahkan masalah-masalah pekerjaan yang dihadapi oleh sesama rekan kerja. Penilaian juga dilakukan untuk inovasi yang lahir dalam periode yang sama.
Bagi siapa yang mendapat nilai tertinggi mendapat pengakuan berupa penghargaan dari perusahaan. Bentuk penghargaan ini bisa berbagai macam. Namun penghargaan yang baik adalah berupa sesuatu yang berguna bagi sang pemenang untuk juga memecahkan masalah pekerjaannya. Pengalaman di beberapa perusahaan lain ada yang memberi bonus berupa uang, mengikuti berbagai training/seminar yang bermutu tinggi, buku, paket wisata dan lain-lain.
Pada tahap perkembangan selanjutnya, sistem penilaian dan penghargaan knowledge-sharing ini dapat dijadikan satu dengan sistem penilaian kinerja karyawan (performance appraisal) dan hal-hal lain yang merupakan wujud dari apresiasi manajemen terhadap aset knowledge secara obyektif.
Kamis, 08 April 2010
Mengenal Sosok Seorang IS Development Manager
Sekitar jam 5.30 sore, saya dan teman-teman mewawancarai seorang IS Development Manager. Bapak manager kita ini sosoknya masih muda, ramah, dan umurnya sekitar 26 tahun, karirnya bagus. Banyak hal yang kita tanyakan terutama mengenai bidang yang sedang di jalankannya ini, Bapak muda ini hanya mengasih saran "Belajar dan belajar terus agar kita dapat mencapai apa yang kita inginkan" dan dalam kepemimpinannya beliau terbuka terhadap bawahannya, dia mendengarkan, mengarahkan dan menggali potensinya.....
Banyak pelajaran yang kita dapat, semoga kita dapat menjadikan contoh agar kita bisa termotivasi... untuk terus belajar...
Ok Guys.... "kita boleh bermimpi, tapi jangan hanya mimpi .......imbangilah dengan usaha-usaha untuk mencapai mimpi tersebut".....
Semoga bermanfaat yah....
Banyak pelajaran yang kita dapat, semoga kita dapat menjadikan contoh agar kita bisa termotivasi... untuk terus belajar...
Ok Guys.... "kita boleh bermimpi, tapi jangan hanya mimpi .......imbangilah dengan usaha-usaha untuk mencapai mimpi tersebut".....
Semoga bermanfaat yah....
Rabu, 07 April 2010
Kamis, 01 April 2010
Total Quality Management (TQM) Ringkasan
Total Quality Management (TQM) atau Manajemen Mutu Menyeluruh adalah suatu konsep manajemen yang telah dikembangkan sejak lima puluh tahun lalu dari berbagai praktek manajemen serta usaha peningkatan dan pengembangan produktivitas. Di masa lampau, literatur manajemen berfokus pada fungsi-fungsi kontrol kelembagaan, termasuk perencanaan, pengorganisasian, perekrutan staf, pemberian arahan, penugasan, strukturisasi dan penyusunan anggaran. Konsep manajemen ini membuka jalan menuju paradigma berpikir baru yang memberi penekanan pada kepuasan pelanggan, inovasi dan peningkatan mutu pelayanan secara berkesinambungan. Faktor-faktor yang menyebabkan lahirnya "perubahan paradigma" adalah menajamnya persaingan, ketidak-puasan pelanggan terhadap mutu pelayanan dan produk, pemotongan anggaran serta krisis ekonomi. Meskipun akar TQM berasal dari model-model perusahaan dan industri, namun kini penggunaannya telah merambah sturuktur manajemen, baik di lembaga pemerintah maupun lembaga nirlaba.
TQM memperkenalkan pengembangan proses, produk dan pelayanan sebuah organisasi secara sistematik dan berkesinambungan. Pendekatan ini berusaha untuk melibatkan semua pihak terkait dan memastikan bahwa pengalaman dan ide-ide mereka memiliki sumbangan dalam pengembangan mutu. Ada beberapa prinsip-prinsip fundamental yang mendasari pendekatan semacam itu, seperti mempromosikan lingkungan yang berfokus pada mutu; - dimana terdapat komunikasi terbuka dan rasa kepemilikan pegawai - sistem penghargaan dan pengakuan; pelatihan dn pendidikan terus menerus, dan pemberdayaan pegawai.
Di Indonesia, TQM pertama kali diperkenalkan pada tahun 1980-an dan sekarang cukup populer di sektor swasta khususnya dengan adanya program ISO 9000. Banyak perusahaan terkemuka dan perusahaan milik negara telah mengadopsi TQM sebagai bagian dari strategi mereka untuk kompetitif baik di tingkat nasional mupun internasional. Tetapi TQM kurang begitu dikenal di sektor publik. Namun kini keadaan sudah berubah, faktor-faktor yang mendorong sektor swasta untuk beradaptasi dengan konsep ini, juga memiliki dampak terhadap cara pemerintah menyediakan pelayanan.
Indonesia kini berada dalam periode transisi, dari gaya pemerintahan otoriter yang sangat sentralistik menuju ke gaya pemerintahan bottom-up yang desentralistik, dimana pemerintah daerah berada dalam proses menerima otonomi daerah. Masa transisi ini berlangsung dalam masa krisis ekonomi dan restrukturasi yang memaksa pemerintah untuk mengeksplorasi model-model pengadaan pelayanan alternatif. Sebenarnya, UU No. 22 1999 (mencakup kepemerintahan daerah) memiliki potensi untuk mentransformasi cara pemberian pelayanan oleh pemerintah secara dramatis. UU ini bertujuan untuk memberdayakan pemerintah daerah, menguatkan masyarakat lokal dan meningkatkan kualitas pelayanan publik. Dalam konteks inilah terdapat peluang yang berharga untuk memperkenalkan dan melaksanakan TQM.
Dalam pengalaman DELIVERI di sektor peternakan, TQM telah memainkan peran penting dalam merubah perilaku dari tingkat petani hingga tingkat manajemen senior. Evaluasi terhadap pelaksanaan TQM mengidentifikasi peningkatan tingkat kepuasan pelanggan dan kualitas pelayanan pada program inseminasi buatan di Kabupaten Bulukumba dan Barru. Di Minahasa, Juru Kesehatan Hewan Masyarakat memenuhi kebutuhan para petani terhadap perawatan kesehatan hewan dengan biaya terjangkau.
Namun demikian, penerapan TQM adalah suatu proses jangka panjang dan berlangsung terus menerus, karena budaya suatu organisasi sangatlah sulit untuk dirubah. Faktor-faktor yang membentuk budaya organisasi seperti struktur kekuasaan, sistem administrasi, proses kerja, kepemimpinan, predisposisi pegawai dan praktek-praktek manajemen berpotensi untuk menjadi penghambat perubahan. Terkadang kekuasaan paling penting di sektor publik tidak ditemukan dalam organisasi, tetapi lebih sering terdapat pada sistem yang lebih besar. Sebagai contoh, sistem pendidikan, personalia, peraturan dan anggaran berada di luar kekuasaan organisasi sektor publik.
Selain hambatan-hambatan yang berada di luar ruang lingkup sebuah organisasi, terdapat kendala lain yang khas di setiap organisasi, seperti kurangnya akuntabilitas terhadap pelanggan, tidak jelasnya visi dan misi, penolakan terhadap perubahan dan lemahnya komitmen di kalangan manajer senior untuk menerapkan TQM.
Potensi keberhasilan TQM sudah nampak dan dampaknya pun bisa diperlihatkan, sekarang yang dibutuhkan adalah keputusan untuk melaksanakan TQM. Hal ini mestinya menjadi bagian dari suatu strategi untuk meningkatkan komitmen lembaga- lembaga publik untuk memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat.
TQM memperkenalkan pengembangan proses, produk dan pelayanan sebuah organisasi secara sistematik dan berkesinambungan. Pendekatan ini berusaha untuk melibatkan semua pihak terkait dan memastikan bahwa pengalaman dan ide-ide mereka memiliki sumbangan dalam pengembangan mutu. Ada beberapa prinsip-prinsip fundamental yang mendasari pendekatan semacam itu, seperti mempromosikan lingkungan yang berfokus pada mutu; - dimana terdapat komunikasi terbuka dan rasa kepemilikan pegawai - sistem penghargaan dan pengakuan; pelatihan dn pendidikan terus menerus, dan pemberdayaan pegawai.
Di Indonesia, TQM pertama kali diperkenalkan pada tahun 1980-an dan sekarang cukup populer di sektor swasta khususnya dengan adanya program ISO 9000. Banyak perusahaan terkemuka dan perusahaan milik negara telah mengadopsi TQM sebagai bagian dari strategi mereka untuk kompetitif baik di tingkat nasional mupun internasional. Tetapi TQM kurang begitu dikenal di sektor publik. Namun kini keadaan sudah berubah, faktor-faktor yang mendorong sektor swasta untuk beradaptasi dengan konsep ini, juga memiliki dampak terhadap cara pemerintah menyediakan pelayanan.
Indonesia kini berada dalam periode transisi, dari gaya pemerintahan otoriter yang sangat sentralistik menuju ke gaya pemerintahan bottom-up yang desentralistik, dimana pemerintah daerah berada dalam proses menerima otonomi daerah. Masa transisi ini berlangsung dalam masa krisis ekonomi dan restrukturasi yang memaksa pemerintah untuk mengeksplorasi model-model pengadaan pelayanan alternatif. Sebenarnya, UU No. 22 1999 (mencakup kepemerintahan daerah) memiliki potensi untuk mentransformasi cara pemberian pelayanan oleh pemerintah secara dramatis. UU ini bertujuan untuk memberdayakan pemerintah daerah, menguatkan masyarakat lokal dan meningkatkan kualitas pelayanan publik. Dalam konteks inilah terdapat peluang yang berharga untuk memperkenalkan dan melaksanakan TQM.
Dalam pengalaman DELIVERI di sektor peternakan, TQM telah memainkan peran penting dalam merubah perilaku dari tingkat petani hingga tingkat manajemen senior. Evaluasi terhadap pelaksanaan TQM mengidentifikasi peningkatan tingkat kepuasan pelanggan dan kualitas pelayanan pada program inseminasi buatan di Kabupaten Bulukumba dan Barru. Di Minahasa, Juru Kesehatan Hewan Masyarakat memenuhi kebutuhan para petani terhadap perawatan kesehatan hewan dengan biaya terjangkau.
Namun demikian, penerapan TQM adalah suatu proses jangka panjang dan berlangsung terus menerus, karena budaya suatu organisasi sangatlah sulit untuk dirubah. Faktor-faktor yang membentuk budaya organisasi seperti struktur kekuasaan, sistem administrasi, proses kerja, kepemimpinan, predisposisi pegawai dan praktek-praktek manajemen berpotensi untuk menjadi penghambat perubahan. Terkadang kekuasaan paling penting di sektor publik tidak ditemukan dalam organisasi, tetapi lebih sering terdapat pada sistem yang lebih besar. Sebagai contoh, sistem pendidikan, personalia, peraturan dan anggaran berada di luar kekuasaan organisasi sektor publik.
Selain hambatan-hambatan yang berada di luar ruang lingkup sebuah organisasi, terdapat kendala lain yang khas di setiap organisasi, seperti kurangnya akuntabilitas terhadap pelanggan, tidak jelasnya visi dan misi, penolakan terhadap perubahan dan lemahnya komitmen di kalangan manajer senior untuk menerapkan TQM.
Potensi keberhasilan TQM sudah nampak dan dampaknya pun bisa diperlihatkan, sekarang yang dibutuhkan adalah keputusan untuk melaksanakan TQM. Hal ini mestinya menjadi bagian dari suatu strategi untuk meningkatkan komitmen lembaga- lembaga publik untuk memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat.
Langganan:
Postingan (Atom)
