Mengenal Knowledge Management dan Kaitannya dengan Decision Support System

Oleh : Adi Sumaryadi dari berbagai sumber


Banyak yang bilang kalau sekarang bukan lagi membicarakan sebuah Informasi apalagi data, tapi orang mulai berfikir dan banyak membicarakan tentang Knowledge atau ilmu pengetahun yang justru berasal dari informasi itu sendiri. Belakangan banyak yang bilang bahwa kedepan KM (Knowledge Magement) merupakan ladang empuk untuk meraih sebuah profit atau hanya sekedar prestise. Bagaimana sih sebenarnya? mari kita belajar bersama-sama.
Kita kemas dalam pertanyaan -pertanyaan seperti mengerjakan soal.

1. Terangkan maksud istilah-istilah dibawah ini.
a. Knowledge Management
Ada beberapa sumber yang menyebutkan pengertian dari Knowledge management. Sumber km-forum.org mendefinisikan knowledge management sebagai suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi KM bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.
Sumber lain menjelaskan bahwa Knowledge Management merupakan suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap manusia. Maka dari itu perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman dari sumber daya manuisa yang ada agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku kegiatan di dalam suatu organisasi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten.

b. Tacit Knowledge
Tacit knowledge adalah pengetahuan yang berebentuk pengetahuan know-how, pengalaman, skill, pemahaman dan lain-lain.

c. Explicit Knowledge
Explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah tersusun dalam bentuk tulisan bisa berupa artikel, jurnal ilmiah, buku dan lain-lain. Explicit knowledge bisa dimanfaatkan sebagai bahan belajar atau referensi untuk orang lain.

d. Trivial Knowledge
Merupakan sebuah keputusan diri atau organisasi yang menyaring apakah suatu pengetahuan akan disimpan atau tidak, keputusan ini didasarkan kepada seberapa sering pengetahuan itu akan digali kembali atau dibuka kembali sebagai contoh :

- Kucing mempunyai 32 otot dalam setiap telinganya
- Kupu-kupu hanya mempunyai masa terbang dalam 24 jam
- Ikan mas mempunyai masa ingatan hanya 3 detik
- Ikan hiu hanya akan berenang jika kedua matanya normal

2. Terangkan mengapa orang sulit berbagi pengetahuan
Berbagi pengetahuna adalah salah satu hal yang menjadi penghalang dalam kemajuan suatu komunitas tertentu. Anggap saja suatu daerah akan menjadi tertinggal karena minimnya share pengetahuan dari daerah lain. Kesulitan untuk saling berbagi disebabkan beberapa faktor antara lain :

Tools atau alat yang digunakan untuk saling berbagai pengetahun masih sangat sulit ditemukan dan belum semua orang bisa menggunakan sebagai contoh, diluar negeri sana banyak sekali pengetahun yang tersebar, hanya saja untuk mendapatkanya dibutuhkan suatu teknologi, anggaplah itu internet, internet sendiri di indonesia masih sesuatu yang sulit didapatkan. Jadi bagaimana bisa mendapatkan isinya kalau tools untuk mendapatkanya sulit didapatkan.

Sebagian orang menggangap bahwa untuk mendapatkan suatu ilmu pengetahuan memakan banyak biaya dan resources, oleh karena itu ada sebagian orang yang menganggap bahwa ilmu pengetahuan adalah sebuah rich content sehingga siapapun yang akan mendapatkannya harus membayar.

Belum adanya pihak yang fokus dalam mengelola pengetahuan itu sendiri menjadi faktor penghambat berbagi pengetahuan. Sebenanya pengetahuan sudah sangat banyak baik dalam bentuk tacit ataupun explicit knowledge, namun belum ada yang fokus mendigitasi dan membuat tools supaya setiap orang mudah mengakses knowledge. Istilah ini sering kita sebut sebagai sebagai knowledge management yang lemah.

Kultur organisasi yang belum ngeh tentang pentingnya berbagi pengetahun juga sangat menghambat.

Adanya kompetisi dalam suatu komunitasi memungkinkan penghambatan terhadap berbagi pengetahuan . Pengalaman Hewlett-Packard menarik dijadikan contoh. HP jelas tak punya masalah dengan TI. Bahkan, lingkungan kerja di HP sangat terbuka dan kondusif untuk menerapkan KM. Nyatanya, pada medio 1995 HP kesulitan mengimplementasi KM. Dalam kasus HP, pengetahuan memang telah dipertukarkan dengan baik dalam kelompok kerja dan unit bisnis, tetapi amat sulit berbagi pengetahuan antarunit bisnis. Mungkin, tak lepas dari adanya kompetisi tersembunyi antarunit bisnis. Survei yang dilakukan diakhir 1999 membuktikan, tantangan terbesar (sekitar 56%) dalam penerapan KM adalah mengubah perilaku karyawan, supaya mendukung konsep ini

3. Terangkan siklus knowledge management
Mengatur suatu pengetahuan adalah suatu kebiasaan atau habit. Ketika suatu proses, keadaan dan aktivitas suatu bisnis para pelaku KM cenderung menggunakan suatu metode dalam menganalisanya. Dalam proses analisa terdapat sesuatu yang dinamakan siklus/aliran pengetahuan (knowledge flow).
Dapatlah dipahami bahwa suatu pengetahuan akan diciptakan, setelah di ciptakan, pengetahuan itu selanjutnya akan di store dan disimpan dalam suatu medianya penyimpanan, dan dari situlah suatu pengetahuan dibagi dan disebar luaskan, dari pengetahuan yang disebarkan tadi maka banyak orang yang memprosesnya menjadi pengetahuan baru, pengetahuan baru ini yang selajutnya akan mengikuti siklus seperti yang tergambar diatas.

4. Terangkan manfaat penerapan knowledge management dalam organisasi
Knowledge manajemen merupakan sebuah unsur yang tak terlepaskan dalam pengambilan sebuah keputusan dalam organisasi. Pengetahun yang dihasilkan dari analiasi marketing misalkan dalam organisasi bisnis akan dimanfaatkan dalam strategi marketing dikemudian hari. Contoh lain manfaat dalam penerapan knowledge management adalah dalam sebuah organisasi misalnya badan penyuluhan, data-data dalam proses penyuluhan yang dilakukan sebelumnya akan dianalisa hingga terbentuk suatu pengetahuan baru bagaimana cara melakukan penyuluhan sehingga manajemen pengetahun inilah yang dimanfaatkan untuk suksesnya penyuluhan itu sendiri.

Contoh lainnya adalah ternyata manfaat knowledge management adalah sebagai peningkatan daya saing dalam bisnis, hingga suatu perusahaan ada yang mengkategorikan terlebih dahulu pengetahuan itu sendiri menjadi :

Core knowledge, adalah knowledge inti yang diperlukan sebuah bisnis. Contohnya, jika ingin buka bengkel tentu harus mempunyai mekanik yang handal, peralatan yang lengkap, suku cadang dan lain-lain.

Advanced knowledge, adalah knowledge yang membuat keunggulan bersaing sehingga sekaligus perusahaan dapat mampu berhadapan langsung dengan pesaingnya. Contohnya, selain dapat memperbaiki kendaraan pada umumnya, sebuah bengkel yang terus mengikuti perkembangan teknologi otomotif akan dapat menangani perbaikan kendaraan masa kini yang sebagian besar sudah computerized. Dengan knowledge yang satu atau dua langkah di depan membuat pesaing akan sempoyongan untuk mensejajarkan diri.

Innovative knowledge, merupakan knowledge yang membuat perusahaan dapat merubah 'aturan main' dunia bisnis yang digeluti dan membuat perusahaan menjadi pemimpin di bidang bisnisnya. Namun ketiga kategori ini tidak bersifat tetap, perusahaan harus tetap waspada. Sebuah perusahaan yang saat ini berada pada tingkat innovative knowledge, karena adanya cara dan teknologi baru yang diterapkan pesaing dapat merosot menjadi berada di core knowledge sehingga ia kehilangan daya saing. Contoh paling aktual adalah hadirnya teknologi CDMA yang merubah peta persaingan bisnis para operator selular.

5. Pada Knowledge management salah satu objek yang mendukung adalah Organization Culture, terangkan organization culture apa yang akan mendukung knowledge management

Kultur sebuah organisasi sangat jelas pengaruhnya pada knowledge management, sebuah organisasi yang paham bagaimana pentingnya berbagi pengetahuan akan sangat mendukung perkembangan pengetahuan itu sendiri.
Dari figur diatas dapat dilihat bagaimana peran sebuah kultur organisasi dalam kesukesaan implementasi knowledge management. Bahkan kultur organisasi dijabarkan kembali menjadi 3 faktor :
Constructive kultur akan sangat mendukung knowledge manajemen yang berhubungan dengan individual yang tergabung didalamnya khususnya dalam aturan, kualitas komunikasi antar individu, kesehatan organisasi, kepuasan bekerja yang kesemuanya mendorong kesuksesan knowledge management.
Devensive kultur mempunyai pengaruh jelek dalam implementasi knowledge management.

6. Jelaskan hubungan knowledge management, artificial intelegent dan DSS.

Sebuah DSS akan sangat mempertimbangkan factor-faktor yang mempengaruhi keputusan itu sendiri, salah satu bahanya adalaha adanya knowledge yang telah termanage dengan baik, namun dalam implementasinya manusia kesulitan untuk langsung mengambil sebuah keputusan. Kecerdasan buatan adalah solusinya, dalam hal ini kecerdasan buatan akan memanfaatkan knowledge . Kecerdasan buatan itu sendiri diproces dalam mesin atau computer hingga memudahkan seorang manajerial untuk mengambil sebuah keputusan.