Berbagi Bersana

Seringkali ada berbagai asumsi yang salah tentang knowledge management (manajemen pengetahuan). Tiga di antara asumsi itu adalah (1) jika infrastruktur teknologi sudah dibangun, maka orang akan dengan senang hati berbagi pengetahuan antar sesama, (2) teknologi informasi dapat menggantikan kekuatan percakapan langsung dan memperlancar pertukaran pengetahuan, (3) sebuah organisasi harus terlebih dahulu membangun infrastruktur teknologi dan kultur belajar sebelum bisa belajar. Ketiga asumsi itu seringkali mengabaikan kenyataan bahwa manajemen pengetahuan sesungguhnya berawal dan berdasarkan pada satu kata, yaitu berbagi-bersama (share) yang secara kasarnya dapat didefinisikan sebagai: “melepaskan sebagian yang kita miliki sebagai wujud dari maksud-baik pribadi, sambil percaya bahwa jika apa yang kita miliki juga dimiliki orang lain maka terciptalah kebaikan bersama”


Berbagi-bersama adalah tindakan yang lebih mudah diucapkan daripada dilakukan! Apalagi jika menyangkut pengetahuan, dan apalagi jika kita sadar bahwa di dalam rganisasi apa pun akan terjadi power play yang dikaitkan dengan prinsip “knowledge is power“. Berbagi-bersama pengetahuan di dalam sebuah organisasi akhirnya seringkali menjadi impian, sebab kita sering pula berharap terlalu banyak dan terlalu tinggi. Kita berharap semua pengetahuan akan dipakai-bersama, dan semua orang dengan rela akan berbagi pengetahuan antar-sesama. Padahal, mungkin hanya orang yang benar-benar suci-murah-hati lah yang dapat melakukan itu. Sementara, sebagian besar dari kita adalah orang-orang yang enggan berbagi pengetahuan.

Agar lebih realistis dan pragmatis, seringkali kita harus membatasi harapan tentang berbagi-bersama. Tidak seluruh pengetahuan dengan sertamerta dibagi-bersama. Pengetahuan yang paling sering dibagi-bersama adalah pengetahuan-praktis (know how) sebuah organisasi, bukan pengetahuan-teoritis (know what). Pengetahuan praktis berkaitan langsung dengan kemampuan kompetitif sebuah organisasi (competitive edge). Berbagi-bersama pengetahuan-praktis ini akan sangat berguna jika dilakukan dalam konteks kegiatan bersama (team work). Sangatlah penting bagi sebuah organisasi untuk membedakan, mana pengetahuan pribadi dan mana pengetahuan kolektif yang diperlukan untuk kepentingan bersama.

Secara umum, ada 5 jenis kegiatan berbagi-pengetahuan, yaitu:

- Di dalam satu kelompok untuk pekerjaan rutin yang serupa dan terus menerus,

- Antar dua atau lebih kelompok yang berbeda tetapi melakukan pekerjaan yang hampir sama,

- Antar dua atau lebih kelompok, tetapi yang dibagi-bersama adalah pengetahuan tentang pekerjaan non-rutin,

- Antar organisasi dalam rangka kelangsungan hidup bersama,

- Dari luar kelompok, ketika kelompok tersebut menghadapi persoalan yang belum pernah mereka hadapi sebelumnya.

Kegiatan berbagi-bersama jenis pertama dan kedua lebih sering terjadi daripada tiga jenis yang lainnya. Di dalam pekerjaan-pekerjaan berkelompok, secara alamiah sering terjadi pertukaran dan pemakaian pengetahuan secara bersama-sama untuk mengatasi masalah sehari-hari yang timbul dari kegiatan rutin. Misalnya, jika sebuah organisasi bergerak dalam bidang ekspor-impor, maka masalah prosedural kepabeanan adalah masalah rutin yang penyelesaiannya memerlukan pengetahuan bersama di atara orang-orang yang mengurusnya.

Kegiatan jenis ketiga biasanya terjadi ketika sebuah organisasi harus melakukan perubahan tata-kerja atau strategi, sedemikian rupa sehingga perlu koordinasi dan re-aliansi. Pertukaran dan pemakaian pengetahuan secara bersama oleh dua kelompok yang berbeda tabiat akan lebih sulit terjadi, terutama kalau kita sadar bahwa di dalam sebuah organisasi sering terdapat berbagai sub-organisasi yang saling bersaing. Misalnya, ketika sebuah universitas sedang berupaya mengubah diri menjadi lebih berorientasi profit, maka koordinasi dan re-aliansi antar unit di dalam universitas itu akan menimbulkan keharusan untuk baku-tukar (saling bertukar) pengetahuan. Ini akan sulit terjadi, jika masing-masing unit sedang bermanuver untuk menjadi dominan di dalam universitas tersebut.

Kegiatan berbagi-bersama jenis keempat mungkin hanya ada jika sekelompok organisasi yang berbeda memiliki “musuh bersama”. Dalam rangka mempertahankan eksistensi, seringkali mereka “terpaksa” harus berbagi-bersama. Namun tidaklah mungkin ada organisasi yang akan dengan senang hati berbagi pengetahuan jika hasil akhirnya adalah organisasi itu dipecundangi oleh organisasi lainnya. Lebih mungkin yang terjadi adalah kegiatan jenis kelima, yaitu ketika sebuah organisasi menghadapi persoalan yang tidak pernah dihadapi sebelumnya, lalu memanggil seseorang dari luar organisasi untuk berbagi pengetahuan.

Banyak sekali kegiatan-kegiatan yang selama ini dilakukan oleh berbagai organisasi besar maupun kecil telah mencerminkan kelima jenis transfer di atas. Namun, sebagian besar dari mereka tidak secara sungguh-sungguh menjadikan kegiatan tersebut sebagai bagian dari strategi pengembangan perusahaan. Lebih memrihatinkan lagi, ketiadaan pengaturan dan perhatian terhadap transfer pengetahuan di dalam maupun antar kelompok, banyak organisasi yang melupakan aspek penggabungan (combination) pengetahuan yang juga amat penting dalam perkembangan kemampuan intelektual kelompok kerja.